Témoignage client : Maître Annaïg SOUPLET

Maître Annaïg SOUPLET, notaire à Landerneau et ses collaboratrices Hélène et Camille témoignent de leur utilisation de Quai des Notaires.

Maître Annaïg SOUPLET 

Bonjour, je suis Annaïg SOUPLET et j’ai créé mon office notarial en septembre 2017. 

Maître Annaïg SOUPLET  

Aujourd’hui l’équipe est composée de 3 collaboratrices dont une comptable taxatrice et un notaire. 

Hélène a intégré l’office la première en février 2019. Elle travaillait dans un tout autre secteur que le notariat. Arrivée en vue d’assurer l’accueil téléphonique et physique elle a rapidement pu effectuer les formalités d’ouverture des dossiers de vente, en se laissant guider sur Quai des Notaires. 

La seule exigence étant de compléter correctement les renseignements sur les clients et le bien car la génération des formalités se fait automatiquement. J’ai ainsi pu lui déléguer les formalités d’ouverture au bout de quelques mois. 

En termes de formation et de montée en compétences ce temps gagné a favorisé une compréhension plus rapide de l’utilité de chaque formalité pour la rédaction des actes de ventes, si bien qu’aujourd’hui Hélène peut suivre les dossiers de A à Z, rédaction incluse. 

Camille est arrivée en février 2022. Elle était en Master 1 droit du patrimoine et des activités immobilières et a démarré assez vite sur nos deux logiciels : Fiducial (notre progiciel de rédaction d’actes) et Quai des Notaires qui lui est apparu comme étant un outil facilement appréhendable. 

Là encore le temps gagné sur l’ouverture des dossiers et la constitution des formalités préalables lui a permis de se consacrer davantage à d’autres tâches comme l’analyse des pièces, la rédaction, la télé publication … 

Maître Annaïg SOUPLET 

Nous sommes utilisateurs depuis le mois de mars 2019.  Au début essentiellement pour suppléer le service formalités préalables que j’assurais seule comme beaucoup de mes confrères créateurs. 

Aujourd’hui, et depuis le confinement, le logiciel est utilisé par toutes mes collaboratrices qui y recourent pour différents usages : 

• La constitution des formalités préalables de tous les types de dossiers touchant l’immobilier ;
• L’espace de partage pour les demandes de pièces auprès des clients lors de l’ouverture d’un dossier et l’échange sécurisé des documents transmis par les clients (je pense au RIB surtout) ;
• Les signatures de documents sous seing privés nécessaires dans le cadre de la gestion des dossiers avec les procurations sous seing privé, les décomptes financiers, les compromis … ;
• Les ERP tout récemment, notamment pour les actes de partage de biens immobiliers qui ne nécessitent pas que l’on constitue un dossier complet de formalités mais juste un ERP.

Hélène LAURENT 

S’il y a bien un service à relever sur Quai des Notaires, c’est la procuration.  C’est un confort pour tout le monde et surtout pour le client, ce n’est pas compliqué, c’est ludique, il n’y a pas d’inquiétude. 

Maître Annaïg SOUPLET

Le module de signature des procurations est presque addictif tant il est agréable à utiliser. Je l’ai essayé moi-même au préalable pour pouvoir expliquer le process à mes clients et je me suis bien rendue compte que c’était simple et sécurisé. 

Hélène LAURENT

On a ensuite démarré sur l’espace de partage, à reculons car on s’en faisait une montagne et en fait, à partir du moment où l’on explique au client que l’on va procéder de cette façon, ça le rassure. 

Maître Annaïg SOUPLET

Je suis épatée car j’ai l’exemple d’une cliente frileuse à l’idée de signer par voie dématérialisée et qui m’a dit que c’était la facilité même. 

Hélène LAURENT

J’utilise également vos tutos que je trouve bien faits, tant pour le client que pour le notaire. Ça désacralise le process et ça rassure tout le monde. 

Maître Annaïg SOUPLET

Je cherchais une solution pour pallier à l’absence de formaliste à l’office et je pensais déjà à externaliser ce poste. De plus, j’avais déjà embauché Hélène pour assurer l’accueil physique et téléphonique. 

La présentation de votre logiciel m’a démontré que c’était très intuitif et pensé avec justesse pour répondre à mes besoins. En plus nous avions la possibilité d’y recourir de manière ponctuelle sans abonnement. Cette liberté m’a convaincue. 

En outre la présentation de l’écran d’accueil, épuré, ressemble à celui de mon progiciel Fiducial ; sans oublier qu’il existe des passerelles entre Quai des Notaires vers Fiducial pour y transposer directement les pièces.

Et enfin, l’élément important dans ma prise de décision a été l’aval du Conseil Supérieur du Notariat, c’est-à-dire votre labellisation. 

Maître Annaïg SOUPLET

Oui, mais le coût était trop élevé par rapport à l’utilisation que je pouvais en faire à ce moment-là. Cet essai n’est pas un souvenir positif. 

Maître Annaïg SOUPLET

Un gain de temps très important.  En déposant simplement l’avant-contrat, on a rapidement la note de renseignements d’urbanisme.  Avant il fallait patienter 2 ou 3 semaines. 

Cela nous permet d’appréhender plus vite le dossier et d’en prendre davantage connaissance dès le compromis. 

Camille CHARLET

A titre d’exemple, j’ai rentré un dossier de vente hier et j’ai reçu les 1ers éléments ce matin notamment l’ERP et le Géorisques, c’est vraiment super. Je trouve d’ailleurs que votre nouvel ERP est beaucoup plus complet que celui que l’on peut recevoir d’autres organismes. 

Hélène LAURENT

C’est vraiment un gain de temps, nous avons l’esprit plus libre et ça nous permet de faire plus de choses et d’approfondir le dossier et les points juridiques particuliers. Intellectuellement, on est plus disponible pour autre chose. 

Camille CHARLET

Et on gagne en rapidité, notamment avec les procurations. Quand on est un peu juste au niveau des délais et que les clients doivent aller en mairie pour faire certifier leurs procurations, c’est contraignant. Surtout pour les clients !

Hélène LAURENT

Tu gagnes en rapidité et en sérénité. Avec la procuration notamment, nos clients peuvent signer n’importe quand, au moment où ils en ont le temps. 

Hélène LAURENT

Assurément les procurations ! 

Maître Annaïg SOUPLET

Oui les procurations mais aussi le service « après-vente ». 

Quand nous appelons on nous répond « on s’en occupe, on fait le nécessaire » 

Certes on dématérialise et on va plus vite mais on garde le contact humain, pour moi c’est indispensable.

Je souhaiterais revenir sur la période du confinement et les procurations : grâce à la possibilité de faire signer par voie dématérialisée et sécurisée des procurations sous seing privé et des actes sous seing privé à distance cela nous a permis de continuer l’activité en régularisant les transactions et les dossiers qui avaient été suspendus en raison de confinement.

Nous avons pu garder le contact avec nos clients avec la lecture des actes en visioconférence (visioconférence que nous n’avions pas à l’office) puis de la régularisation à distance de la procuration ou du document sous seing privé. Nos clients étaient rassurés et surtout nous avons pu répondre à leurs attentes.

Aujourd’hui encore nous utilisons de manière régulière les signatures de procurations à distance, évitant l’obligation pour nos clients de faire certifier leur signature en mairie. 

Maître Annaïg SOUPLET

Oui, je le fais régulièrement, dès que je le peux, notamment à d’autres confrères créateurs. 

Nous sommes d’ailleurs beaucoup de créateurs sur Fiducial à travailler avec vous. 

Quand on dit « QDN » tout le monde sait ce que c’est. J’ai même donné votre nom à un confrère qui trouvait les signatures de procurations trop complexes et n’arrivait pas à joindre une personne pour l’aider à résoudre son problème, en lui disant « Va sur Quai des Notaires, tu vas voir c’est beaucoup plus intuitif ».

Et je ne suis pas la seule, beaucoup de confrères vous recommandent, vous êtes au centre de nos discussions. 

Maître Annaïg SOUPLET

Non. Quai des Notaires n’est pas réservé à un certain format d’office. 

Maître Annaïg SOUPLET

Votre tarification a beaucoup évolué depuis le début. En étant fidèles, nous bénéficions de tarifs intéressants. Nous sommes annualisées ce qui permet de compenser les périodes plus creuses (ce qui est le cas en ce début d’année 2023) avec celles très denses.

Vous avez également fait des gestes commerciaux sur certains dossiers qui n’avaient pas pu être signés malgré le travail que vous aviez engagé et nous y avons été sensibles. 

Camille CHARLET

Forcément une appréhension au niveau du temps, ce serait plus de travail et de stress. Par exemple, au niveau du pays de Brest, on peut accéder à la NRU mais si on me dit demain que je ne peux plus l’avoir sur Quai des Notaires, où vais-je aller la chercher si ça ne dépend pas du pays de Brest ?  Je n’en ai aucune idée. 

 

Hélène LAURENT

Je suis d’accord avec toi. Il va falloir appeler les mairies, chercher, fouiller … 

Maître Annaïg SOUPLET

Moi à votre place, je dirais « Ok Annaïg, mais tu nous proposes quoi en échange ». 

Et je n’ai pas trouvé mieux…. 

Maître Annaïg SOUPLET

Avant tout c’est un outil de travail mais c’est aussi un couteau suisse. 

Hélène LAURENT

C’est un collègue et un formaliste dématérialisé. C’est vraiment un appui pour nous. 

Maître Annaïg SOUPLET

Ne vous arrêtez pas en si bon chemin : continuez, comme vous le faites, à améliorer vos services et à faire évoluer les fonctionnalités de Quai des Notaires.

Conservez les liens que vous avez créés avec vos clients afin que nous continuions à progresser ensemble.