Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 30 juillet 2018

ARTICLE 1 : Objet de la Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (ci-après, la « Politique de confidentialité ») s’applique au Site https://www.quaidesnotaires.com et s’inscrit dans le constant souci de la société ESSENTIEL NOTAIRES visée dans les Mentions légales et des sociétés qui lui seraient affiliées (société mère, filiales,…) (ci-après, « ESSENTIEL NOTAIRES») de protéger la vie privée des Utilisateurs du Service tels que définis dans les Conditions Générales d’Utilisation (ci-après, les « CGU ») eu égard à la réglementation en vigueur et notamment, à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »)

La Politique de confidentialité fait partie intégrante des CGU régissant les services de la plateforme interactive « QUAI DES NOTAIRES » (ci-après, le (ou les) « Service(s) ») accessible au travers du site internet édité par ESSENTIEL NOTAIRES accessible notamment à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com (ci-après, le « Site »).

La présente Politique de confidentialité vise en particulier à informer les Utilisateurs de la politique générale mise en place par ESSENTIEL NOTAIRES, en qualité de responsable de traitement ou, le cas échéant, de sous-traitant, en termes de protection des données à caractère personnel collectées et traitées à l’occasion de leur utilisation des Services régis par les CGU.

L’accès et/ou l’utilisation du Site et/ou du Service par l’Utilisateur emporte(nt) son acceptation expresse des termes de la présente Politique de confidentialité et, en conséquence, son acceptation à la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation de ses données à caractère personnel et ce, tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité.

La Politique de confidentialité et tout autre document contractuel contenant des dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel peuvent être modifiés à tout moment par ESSENTIEL NOTAIRES. La version à jour de la Politique de confidentialité peut librement être consultée sur le Site. Si ESSENTIEL NOTAIRES considère, à sa seule discrétion, que cette Politique de confidentialité doit être révisée, l’Utilisateur en sera informé par le biais d’une mise à jour en ligne ou d’un e-mail. Cette information fera office d’avenant aux présentes dispositions. En continuant d’accéder ou d’utiliser le Service après que ces révisions seront entrées en vigueur, l’Utilisateur accepte d’être lié par la Politique révisée.

Les termes commençant par une lettre majuscule utilisés dans la présente Politique de Confidentialité sont définis dans les CGU.

ARTICLE 2 : Données collectées

2.1 Données collectées directement par ESSENTIEL NOTAIRES

Dans le cadre du Service, ESSENTIEL NOTAIRES collecte directement des données à caractère personnel auprès de ses Utilisateurs. Les données à caractère personnel collectées et traitées sont celles que l’Utilisateur transmet volontairement à ESSENTIEL NOTAIRES par l’intermédiaire du Site et du Service. ESSENTIEL NOTAIRES collecte en particulier auprès des Utilisateurs tels que définis dans les CGU (et dont la définition est rappelée ci-avant à l’article 1 des présentes) a minima les données à caractère personnel suivantes, outre les données non-personnelles renseignées :

2.1.1 Données collectées directement par ESSENTIEL NOTAIRES s’agissant des Particuliers

Tout Utilisateur Non-Professionnel souhaitant accéder et utiliser le Service devra obligatoirement renseigner les données à caractère personnel suivantes, outre les données non-personnelles renseignées :

  • Si le Non-Professionnel est une personne physique : la civilité, le nom patronymique, le nom d’usage, les prénoms, la date de naissance, l’adresse, le lieu de naissance, la nationalité, la situation familiale (célibataire, marié, veuf, divorcé, séparé, concubin), le régime matrimonial, une adresse email valide, un numéro de téléphone et/ou de télécopie, la profession.
  • Si le Non-Professionnel est une personne morale : outre les données clients relatives à l’identification des personnes morales, le nom patronymique et le prénom du représentant légal, sa date et son lieu de naissance et/ou le nom patronymique et le prénom du contact administratif, une adresse email valide.

2.1.2 Données collectées directement par ESSENTIEL NOTAIRES concernant les Notaires et les Professionnels

Tout Notaire souhaitant accéder et utiliser le Service aux fins d’intervenir, au nom et pour le compte d’un Non-Professionnel aux termes d’un mandat, dans le cadre d’un Dossier Notarial, devra obligatoirement renseigner les données à caractère personnel suivantes, outre les données non-personnelles renseignées :

  • la civilité, le nom patronymique et/ou le nom d’usage, le prénom, l’adresse professionnelle, la nationalité, une adresse email valide, un numéro de téléphone et/ou de télécopie le concernant et concernant les collaborateurs de son office susceptibles d’utiliser le Service ;

Tout Professionnel souhaitant accéder et utiliser le Service aux fins d’intervenir, au nom et pour le compte d’un Non-Professionnel aux termes d’un mandat, dans le cadre d’un Dossier Notarial, devra obligatoirement renseigner les données à caractère personnel suivantes, outre les données non-personnelles renseignées :

  • Si le Professionnel est une personne physique : la civilité, le nom patronymique et/ou le nom d’usage, le prénom, l’adresse professionnelle, la nationalité, une adresse email valide, un numéro de téléphone et/ou de télécopie ;
  • Si le Professionnel est une personne morale : outre les données clients relatives à l’identification des personnes morales, le nom patronymique et le prénom du représentant légal, sa date et son lieu de naissance et/ou le nom patronymique et le prénom du contact administratif, une adresse email valide.
  • Les nom, prénom, adresses e-mails des collaborateurs de son entreprise qu’il autorise, sous sa responsabilité professionnelle, à utiliser les Services du Site, au nom et pour le compte de l’entreprise du Professionnel.

Enfin, afin de fournir de manière optimisée ses Services, ESSENTIEL NOTAIRES sera amenée à recueillir des données agrégées sur l’utilisation des Services telles que l’adresse IP, le type de navigateur, la langue du navigateur, l’historique du navigateur, le nombre de clics, les pages consultées et l’ordre de ces pages, et plus, généralement, toutes données de navigation et de connexion de l’Utilisateur.

2.2 Données collectées indirectement par ESSENTIEL NOTAIRES par l’intermédiaire des Notaires et/ou des Professionnels

Dans le cadre du Service (et notamment du processus de gestion et de suivi du Dossier Notarial), les Notaires et/ou Professionnels pourront être amenés à communiquer à ESSENTIEL NOTAIRES un certain nombre de données à caractère personnel sur les Non-Professionnels, et notamment :

  • Les informations relatives aux extraits d’actes d’état civil et plus généralement les informations visées au paragraphe 2.1.1 ci-avant ;
  • les données relatives aux biens mobiliers et immobiliers objets des contrats ainsi qu’aux droits sur ces biens ;
  • les informations relatives aux titulaires de droits de propriété sur les biens
  • les données relatives au financement du bien en cas de vente immobilière ;
  • les données relatives aux assurances ;
  • les données relatives aux actes sous-seing privé et aux contrats de financements ;
  • les coordonnées bancaires du Non-Professionnel.

Les Notaires et les Professionnels garantissent que les données renseignées à cette occasion sont exactes et qu’ils ont obtenu en amont de cette communication le consentement préalable et éclairé du Non-Professionnel à qui il a été indiqué notamment les finalités de la collecte, la destination et la durée de conservation des données, l’ensemble des informations sur le traitement et la source des données ainsi que toute information utile quant à l’exercice des droits d’opposition des Non-Professionnels, d’effacement, de limitation, d’accès, de rectification et de portabilité ainsi qu’au sort des données après la mort.

Les Notaires et les Professionnels garantissent ESSENTIEL NOTAIRES à ce titre contre toute réclamation de tiers, y compris la CNIL. A ce titre, les Notaires et les Professionnels mandataires garantissent qu’ils bénéficient d’un mandat exprès à cette fin, dont ils ont remis une copie à ESSENTIEL NOTAIRES s’agissant des Professionnels signée du Non-Professionnel concerné

2.3 Autres données collectées :

Outre les données mentionnées ci-avant aux points 2.1 et 2.2, les données suivantes peuvent être collectées en fonction des dossiers traitées dans le cadre du Service :

  • Dans les dossiers de vente :
    • les noms et adresses des partenaires (banque, syndic, agence immobilière …) ;
    • la date de signature du compromis de vente ;
    • le prix de vente de l’immeuble et des meubles le cas échéant ;
    • les données figurant dans les pièces jointes et annexes déposées dans le cadre d’un Dossier Notarial par les parties et partenaires (diagnostics, titre de propriété) et celles collectées automatiquement dans le cadre des Services : plan cadastral, documents de renseignements d’urbanisme, documents issus des bases de données environnementales publiques ;
    • le projet d’acte éventuellement versé par le Notaire sur la plateforme.
  • Dans les dossiers de succession :
    • les coordonnées des ayants-droit du défunt (nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse, situation matrimoniale) ;
    • les coordonnées des partenaires (banque, caisses de retraite, employeur),
    • nom et adresse des sociétés dont le défunt était associé ou actionnaire ;
    • références de véhicules dont le défunt était propriétaire (immatriculation, carte grise) ;
    • valeurs de chaque bien.

ARTICLE 3 : Finalités de la collecte et du traitement des données

Les données à caractère personnel collectées, stockées et traitées directement ou indirectement par ESSENTIEL NOTAIRES sont nécessaires aux fins de permettre à l’Utilisateur d’accéder au Service et de l’utiliser.

Les données recueillies permettent notamment d’administrer et d’améliorer le Service, de fournir un appui technique et de répondre aux demandes des Utilisateurs, de faire appliquer les Conditions Générales d’Utilisation régissant le Service, de communiquer sur le Service, d’analyser les tendances de trafic des Utilisateurs et de recueillir des données statistiques.

Lorsque vous recevez des communications promotionnelles de la part de ESSENTIEL NOTAIRES, vous aurez la possibilité de mettre un terme à ces communications en suivant les instructions de désabonnement contenues dans la communication promotionnelle.

Par ailleurs, les données à caractère personnel collectées, stockées et traitées directement ou indirectement par ESSENTIEL NOTAIRES sont également nécessaires au fonctionnement du Service. Plus précisément, les objectifs poursuivis par ces traitements sont :

  • la dématérialisation des échanges avec les Notaires, l’envoi et la réception d’informations ou de documents à destination ou en provenance des Notaires pour le traitement d’un (ou plusieurs) Dossier(s) Notarial(aux) dans le cadre des Services proposés sur le Site ;
  • la gestion et le suivi du (ou des) Dossier(s) Notarial(aux) ;
  • l’intégration des informations en provenance d’autres traitements ;
  • l’envoi et le retour d’informations ou de documents aux organismes externes à l’office notarial;
  • la rédaction et la signature d’actes sous seing privé et de procurations.

ARTICLE 4 : Destinataires des données

Les informations collectées auprès des Utilisateurs sont destinées à ESSENTIEL NOTAIRES en qualité de responsable du traitement, ou le cas échéant, de sous-traitant, mais également :

  • aux Notaires et aux agents habilités des offices notariaux des Notaires et,
  • aux Professionnels : aux agents immobiliers dans le cadre des dossiers de vente, aux banques dans le cadre des dossiers de succession et aux avocats des Utilisateurs, ces Professionnels ayant été dûment mandatés dans le cadre d’un Dossier Notarial,

en leur qualité de co-responsables du traitement, ou le cas échéant, de responsables de traitement, étant précisé que ces droits d’accès et de traitement sont ceux régis par les Règles applicables à la profession de notaire.

Les données ne font l’objet d’aucune communication à des tiers (autres que les Notaires et les Professionnels dûment mandatés par les Particuliers), excepté dans les cas suivants :

  • dans le cadre d’un dossier de vente, les données que le ou les Non-Professionnel(s), en leur qualité d’acheteur(s) ont portées dans l’avant-contrat ou le contrat de vente sont accessibles au(x) Non-Professionnel(s) vendeur(s) et inversement ;
  • lorsque l’Utilisateur a donné son accord préalable pour le partage et/ou la divulgation de ses données, y compris par l’intermédiaire des fonctionnalités proposées par le Site ;
  • lorsque ESSENTIEL NOTAIRES doit partager ces données avec les fournisseurs, prestataires et notamment prestataires techniques aux fins de fourniture du Service, de résolution des problèmes de fonctionnement du Service ;
  • ESSENTIEL NOTAIRES fournit en particulier ces données à des sociétés tierces pour fournir le Service en son nom, y compris le traitement des paiements, l’analyse des données, le traitement des campagnes de mailing, l’hébergement des Services, le traitement de certains aspects marketing du Service ;
  • en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente ou encore, si cela s’avère nécessaire, aux fins de préserver ses droits et intérêts, ESSENTIEL NOTAIRES pourra communiquer ces données ;
  • en cas de changement de contrôle de ESSENTIEL NOTAIRES ou de cession de tout ou partie de ses actifs, ESSENTIEL NOTAIRES sera autorisée à transférer vos données conformément à l’article 9 des présentes.

ESSENTIEL NOTAIRES ne transmet pas les données à caractère personnel à des annonceurs tiers à des fins de marketing ciblé à moins que l’Utilisateur y ait consenti préalablement. Il convient toutefois de noter que les annonceurs peuvent obtenir des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur à partir d’autres sources publiques. ESSENTIEL NOTAIRES ne saurait, voir sa responsabilité engagée à ce titre.

En revanche, ESSENTIEL NOTAIRES peut utiliser et partager avec des tiers certaines données techniques ou agrégées non personnelles relatives à la navigation des Utilisateurs des Services. La collecte, le traitement et la divulgation de telles données anonymisées ne sauraient être soumis aux restrictions énoncées dans la Politique de confidentialité.

ARTICLE 5 : Sécurité des données

ESSENTIEL NOTAIRES fait ses meilleurs efforts pour protéger les données à caractère personnel des Utilisateurs et ainsi restreindre les risques de perte, de détérioration ou de mauvaise utilisation de celles-ci.

ESSENTIEL NOTAIRES assure la mise en place d’outils reconnus permettant de protéger la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel des Utilisateurs et limite l’accès à ces données aux personnes qui ont à en connaître au regard des finalités poursuivies.

En dépit des mesures prises en matière de sécurité, ESSENTIEL NOTAIRES ne saurait garantir l’acheminement et l’intégrité des données transmises à des tiers par l’intermédiaire des Services et décline toute responsabilité à ce titre.

L’Utilisateur reconnait en particulier les contraintes et risques inhérents à l’utilisation d’Internet et s’engage d’ores et déjà à prendre lui/elle-même toute mesure préventive pour conserver la confidentialité de ses données à caractère personnel (y compris les éventuels mots de passe de comptes nécessaires à l’utilisation des Services).

ARTICLE 6 : Sous-traitance de ESSENTIEL NOTAIRES s’agissant du traitement de certaines données personnelles collectées et traitées directement par les Notaires et/ou par les Professionnels mandataires

Dans le cadre des Services, ESSENTIEL NOTAIRES agit en qualité de sous-traitant s’agissant du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées directement par les Notaires et/ou par les Professionnels mandataires (agent immobiliers, banques, avocats) auprès des Non-Professionnels. ESSENTIEL NOTAIRES est à ce titre autorisée à traiter pour le compte de ces Notaires et Professionnels mandataires les données à caractère personnel nécessaires pour la fourniture des Services. Cela signifie notamment que ESSENTIEL NOTAIRES s’est engagée à :

  • traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) des traitements sous-traités ;
  • traiter les données conformément aux instructions documentées des Notaires et des Professionnels mandataires notamment concernant la durée de conservation ;
  • garantir la confidentialité des données à caractère personnel ;
  • répondre ou aider les Notaires et les Professionnels mandataires à répondre aux demandes d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation et/ou de portabilité, de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisées (y compris le profilage) émanant des personnes concernées par les traitements ;

De leur côté, les Notaires et les Professionnels mandataires s’engagent à :

  • fournir à ESSENTIEL NOTAIRES les données nécessaires à l’exécution des Services ;
  • documenter par écrit toutes les instructions qu’ils entendent communiquer à ESSENTIEL NOTAIRES concernant le traitement des données à caractère personnel par à ESSENTIEL NOTAIRES;
  • veiller au respect des obligations prévues par le RGPD;
  • fournir aux personnes concernées les informations mentionnées aux articles 13 et 14 du RGPD.

En tout état de cause, les Notaires et les Professionnels mandataires déclarent et garantissent à ESSENTIEL NOTAIRES que les données fournies à ESSENTIEL NOTAIRES ont fait l’objet d’un traitement (notamment la collecte) dans le respect des règles applicables en vigueur, en particulier de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et du RGPD. D’une manière générale, ESSENTIEL NOTAIRES, les Notaires et les Professionnels s’engagent à collecter et à traiter toute donnée à caractère personnel en conformité avec la réglementation en vigueur, et notamment la règlementation française applicable en matière de protection des données personnelles ainsi que le RGPD.

ARTICLE 7 : Lieu de stockage et durée de conservation des données

Les données à caractère personnel sont stockées chez l’hébergeur identifié au sein des Mentions Légales, dont les serveurs se situe dans l’Union européenne.

La durée de conservation des données à caractère personnel de l’Utilisateur peut varier en fonction de la finalité de la collecte.

Des obligations légales peuvent imposer à ESSENTIEL NOTAIRES une conservation pour une durée minimale.

Dans les autres cas, les données vous concernant ne seront conservées que dans la limite de la réalisation de la finalité poursuivie (en l’occurrence pour la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale à savoir trois ans à compter de la dernière utilisation du Service), ou dans le respect de la réglementation applicable en la matière.

Les données à caractère personnel de l’Utilisateur qui n’aurait finalement pas utilisé pleinement les Services sont conservées pendant trois années à compter du dernier contact, sauf demande de destruction de son dossier par l’Utilisateur ou autorisation de conservation plus longue accordée par ce dernier à ESSENTIEL NOTAIRES.

Les coordonnées bancaires communiquées par l’Utilisateur aux fins de paiement seront supprimées dès le paiement effectif par l’Utilisateur des honoraires liés au Dossier Notarial.

Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs (ex : cookies), ou tout autre élément utilisé pour identifier les Utilisateurs et permettant leur traçabilité ainsi que les données de fréquentation brutes associant un identifiant, ne seront pas conservés au-delà de treize mois. Les nouvelles visites ne doivent pas prolonger la durée de vie de ces informations.

ARTICLE 8 : Les cookies

Le Site ne stocke ni ne récupère aucune information à but commercial à partir du navigateur de l’Utilisateur, sous forme de cookies.

ARTICLE 9 : Cession / Transfert

ESSENTIEL NOTAIRES se réserve le droit de transférer les données à caractère personnel des Utilisateurs dans le cas d’un changement de son contrôle ou de la cession de tout ou partie de ses actifs, notamment par acquisition ou fusion avec une autre société. Dans un tel cas, ESSENTIEL NOTAIRES avertira par tout moyen les Utilisateurs d’un tel transfert et de tout changement affectant, le cas échéant, la Politique de confidentialité.

ARTICLE 10 : Politique de confidentialité concernant les mineurs

Les Services proposés par ESSENTIEL NOTAIRES ne sont pas destinés aux mineurs au sens de la réglementation française. Toute personne âgée de moins de 18 ans ne doit pas utiliser les Services. Dans ces conditions, ESSENTIEL NOTAIRES ne collecte pas volontairement de données à caractère personnel auprès d’enfants de moins de 18 ans. S’il était tout de même porté à la connaissance de ESSENTIEL NOTAIRES la collecte de telles données, ESSENTIEL NOTAIRES prendra toutes les mesures utiles aux fins de supprimer ces données.

ARTICLE 11 : Droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données à caractère personnel

Conformément à la loi applicable, l’Utilisateur bénéficie de droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition ainsi que de droits à la portabilité de ses données à caractère personnel et à la limitation des traitements ainsi qu’au sort de ces même données après la mort. Ces droits peuvent être exercés auprès d’ESSENTIEL NOTAIRES ou auprès des Professionnels et des Notaires ayant collectés et/ou traités les données dans le cadre du mandat que le Non-Professionnel a accordé à ces derniers.

L’Utilisateur dispose du droit à la portabilité de ses données, c’est-à-dire le droit de recevoir les données personnelles qu’il a fournies à ESSENTIEL NOTAIRES dans un format structuré, couramment utilisé (fichier tableur Excel par exemple) et lisible par une machine et à ce qu’elles soient transmises à un autre responsable du traitement et ce, pour les traitements effectués à l’aide de procédés automatisés pour lesquels l’Utilisateur a donné son consentement.

L’Utilisateur peut indiquer à ESSENTIEL NOTAIRES des directives concernant les modalités de conservation, d’effacement et de communication de ses données personnelles à intervenir après son décès. L’Utilisateur peut demander à ESSENTIEL NOTAIRES de supprimer toutes données personnelles qui le concernent et que ESSENTIEL NOTAIRES détient. Toutefois, ESSENTIEL NOTAIRES est susceptible de conserver une trace de ces données à des fins d’archivage (en particulier lorsque la loi le lui impose).

Enfin, conformément à l’article 18 du RGPD, l’Utilisateur pourra également, demander à limiter l’accès du traitement, par exemple :

  • lorsque l’exactitude de ses données personnelles est contestée par ses soins – et ce, pendant une durée permettant à ESSENTIEL NOTAIRES de vérifier l’exactitude de ses données personnelles ;
  • lorsque ESSENTIEL NOTAIRE n’a plus besoin de ses données personnelles aux fins du traitement mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice.

L’Utilisateur dispose également, pour des raisons tenant à sa situation particulière, du droit de s’opposer à tout traitement, à tout moment et sans frais. L’Utilisateur peut en revanche s’opposer sans motif en cas de prospection commerciale,

Pour le cas où le Site ne permettrait pas une possibilité directe d’exercer ces droits, l’Utilisateur peut formuler sa demande par courriel à l’adresse support@quaidesnotaires.fr.

Pour votre parfaite information, l’Utilisateur dispose de la faculté de saisir la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (dont les coordonnées figurent à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/vous-souhaitez-contacter-la-cnil) dans l’hypothèse où ESSENTIEL NOTAIRES n’aurait pas fait suite à votre demande dans le délai d’un mois suivant réception de celle-ci. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

ARTICLE 12 : Demandes d’information – questions

Pour toute information ou question, l’équipe d’ESSENTIEL NOTAIRES est à votre disposition. Vous pouvez la joindre selon les modalités suivantes du lundi et vendredi de 9h30 à 18h00. Par courrier à l’adresse suivante :
ESSENTIEL NOTAIRES
17 A rue de Lattre de Tassigny
71400 AUTUN
Par email à l’adresse suivante : contact@quaidesnotaires.fr
Ou par téléphone au : 03.85.82.53.07