Témoignage client : Maître Nathalie GUYON-FOURAGE

Maître Nathalie GUYON-FOURAGE, notaire à Nantes, témoigne de son utilisation des services de Quai des Notaires.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Je suis Natalie GUYON FOURAGE, notaire salariée au sein de l’Office du Dôme. Notre étude est constituée de 12 notaires et de près de 70 collaborateurs répartis sur nos deux structures, à Nantes et depuis peu à Rennes.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Vu la taille de notre organisation, nous avons mis en place des process adaptés aux rythmes des dossiers qui ne sont pas les mêmes, notamment pour assurer la formation de nos collaborateurs. Chaque notaire associé est ainsi référent d’un pôle et nos collaborateurs sont eux-aussi spécialisés (immobilier professionnel, industriel, institutionnel, vente immobilière classique, actes courants, transmissions, Dutreil, droit de la famille, successions, divorces …).

Nous avons mis en place des process adaptés au rythme de chaque type de dossier, notamment pour la formation de nos collaborateurs. Chaque notaire associé est ainsi référent d’un pôle et nos collaborateurs sont eux-aussi spécialisés (immobilier professionnel, industriel, institutionnel, vente immobilière classique, actes courants, transmissions, Dutreil, droit de la famille, successions, divorces …).

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Maître MITRY a commencé en avril 2020 sur l’ouverture des dossiers de vente et de formalités immobilières avec le pôle droit immobilier des particuliers principalement. Nous utilisions également des signatures à distance.

Aujourd’hui, nous essayons de faire profiter de vos services à l’ensemble de nos collaborateurs que ce soit sur les ventes immobilières, industrielles, les baux commerciaux, les formalités commerciales et les successions.

Chaque notaire a donc son compte sur Quai des Notaires et on ouvre les accès aux collaborateurs. C’est facile et c’est simple.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Le besoin premier, soyons honnêtes, c’est le gain de temps pour les collaborateurs dans la collecte et la saisie des pièces.

Par exemple, pour faire une demande de CU vous allez  faire une demande CERFA puis faire un courrier puis les imprimer, les mettre sous pli postal et donc le collaborateur a créé deux documents, est allé à l’imprimante, a été cherché des enveloppes car il n’en avait plus dans son tiroir … et ce n’est que l’envoi … après il y a la réception, l’ouverture du courrier, la transmission dans les services, quand en plus, il y a une erreur dans la transmission car les informations étaient mal renseignées, il faut une personne qui cherche le destinataire sur quatre étages …  En fait, vous démultipliez les temps de traitement !

Alors qu’avec Quai des Notaires, les pièces arrivent dans le dossier, nous sommes prévenus et ensuite, nous pouvons les exporter directement dans notre logiciel de rédaction. Je n’ai donc pas besoin de rescanner une pièce ni de la renommer car le libellé des pièces est correctement indiqué. C’est vraiment du gain de temps par petites touches mais à pleins d’étapes ! Et bien sûr, les informations sont fiables !

Nous avons également un problème de recrutement. Aujourd’hui les écoles ne forment plus le même profil de collaborateurs. Maintenant, quand ils font des études pour devenir clerc de notaire, ils ne veulent pas être cantonnés au secrétariat, ils veulent aussi faire de la rédaction. Donc, si on utilise des clercs capés pour faire du secrétariat, c’est autant de temps en moins sur l’analyse du dossier, la rédaction, l’attention sur les points problématiques, le juridique, le conseil aux clients … Je préfère garder leur temps horaire sur l’analyse plutôt que sur la collecte de la pièce. C’est donc aussi un moyen pour valoriser le travail des collaborateurs !

Par exemple à l’étude, certains collaborateurs plus anciens ne comprenaient pas l’intérêt de votre solution sur certains dossiers de succession. Une nouvelle collaboratrice est arrivée dans ce pôle après avoir fait une alternance dans un autre pôle qui utilisait Quai des Notaires pour les ventes. Et bien c’est elle qui est aujourd’hui moteur pour mettre en place votre solution afin de réaliser les formalités préalables des dossiers de succession ! Son but n’est pas de faire de la collecte de pièces, son expertise est de faire l’analyse juridique de la pièce et de conseiller le client, donc elle voit l’intérêt de votre solution et motive ses collègues plus anciennes.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Oui nous avons essayé PREVENTIMMO. Pendant un moment à l’étude certains collaborateurs avaient un compte PREVENTIMMO et d’autres un compte QUAI DES NOTAIRES mais il y avait un problème de coût pour le client car ce ne sont pas les mêmes documents que je reçois donc le notaire en signature perd également son temps car il ne s’y retrouve pas.

Démultiplier les opérateurs c’est donc dé-standardiser nos documents mais également complexifier la facturation et la gestion des comptes.

Il y a toujours des avantages et des inconvénients des deux côtés mais il fallait faire un choix et nous avons choisi QUAI DES NOTAIRES qui était moins cher et plus complet.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Pour nous c’est clair : c’est un gain de temps.

Dans la rédaction des actes on vise le diagnostic, on ne vient pas forcément pointer les uns à la suite des autres mais je fais très attention. J’ai plus de temps pour analyser l’ensemble des pièces et vérifier les autres pièces que vous ne fournissez pas (amiante, diagnostic thermites …), la vérification des dates … me permettant de rédiger au mieux et dans la meilleure sécurité juridique possible.

Et pour mes collaborateurs c’est pareil, ils ne perdent pas de temps à chercher l’adresse de la mairie pour envoyer la demande de CU par exemple.

Si on prépare une promesse de vente, dès le départ on va travailler avec Quai des Notaires et ouvrir un dossier de vente, de façon à obtenir tous les renseignements, ce qui nous permet d’évacuer toute une partie des problèmes juridiques dès la promesse. Tant que vous n’avez pas l’information, vous ne connaissez pas clairement le risque et s’il faut attendre la signature de la promesse pour demander un CU et le recevoir, cela prolonge le cycle de vente. Même si vous avez des retours de mairies nettement plus rapide que les nôtres.

Je peux aussi me retrouver à quelques jours de la vente, sans documents car mes collaborateurs n’ont pas demandé les pièces à temps. Quai des Notaires en ça également, me fiabilise le dossier et me permet de monter un dossier, sans problème de financement ni prêt, en moins de 2 mois, si mon dossier est ouvert tout de suite !

Mes collaborateurs se mettent des échéances à 3 mois, mais le temps se dilate : si mon ouverture ne se fait pas aussitôt et si je veux avancer ma date, je viens raccourcir mon délai de réception et ça ne colle pas ! Avec Quai des Notaires au moins, c’est ouvert facilement, ça ne demande pas d’avoir fait Science Po ni plus de temps que ça. Pour moi le plus long c’est de me connecter car mes codes ne se saisissent pas automatiquement mais après ça ne prend pas de temps de créer un dossier sur Quai des Notaires. C’est pourquoi aucun de mes collaborateurs ne regrette notre fonctionnement antérieur.

Donc, mes clients aussi bénéficient avec Quai des Notaires, d’une information plus rapide et plus en amont. Avec la note de renseignements d’urbanisme, je complète ma promesse et je présente ce document au client en lui montrant où se situe le bien et les risques qui le concernent, de sorte que, si quelque chose ne plaît pas au client, il ne va même pas signer la promesse. On ne va pas attendre la rédaction du contrat de vente pour apprendre que j’ai une servitude d’utilité publique sur le terrain, un espace boisé classé, ou un alignement réservé, un recul du trait de côte et un effondrement de terrain comme pour le terrain en Corse !

Certes, il va payer des débours car ce dossier a un coût mais je les en informe dès le début et ils préfèrent avoir toutes les informations, pour leur prise de décision avant de signer la promesse. Ça permet de savoir si on va dans l’opération. Je n’ai donc pas perdu mon temps à rédiger et j’ai pu me concentrer sur d’autres tâches.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Il y a plein de choses mais ce que j’apprécie le plus c’est la relation et l’humain. Même les collaborateurs quand ils vous appellent car ils ont un besoin ou un souci, ont une vraie personne et pas une machine. C’est aussi pour ça que ça se passe bien et que ça ne se grippe pas.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Très souvent on me demande comment on fait et je leur réponds que l’on passe par Quai des Notaires. J’ai donc plusieurs confrères qui vous ont rejoint suite à notre échange.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Oui et non. Chez nous, cela a été mis en place plus rapidement car les collaborateurs ne veulent plus travailler dans de grosses structures mais dans des petites afin de toucher à tout. Nous avons donc un sujet de recrutement à l’étude.

Certaines études fonctionnaient avec un service de demandes de pièces préalables où les secrétaires collectaient les pièces pour les collaborateurs. J’ai commencé dans ce type de structure et je trouvais ça pas mal sauf qu’elles gardaient le dossier jusqu’au moment où nous avions besoin de rédiger avec une deadline car le rendez-vous était fixé et parfois vous ouvriez votre dossier et découvriez de belles surprises dans votre CU car elles n’avaient pas les notions juridiques …

Mais je ne pense pas que ce soit réservé aux études d’une certaine taille. Si j’étais créatrice ou dans une petite structure, avoir Quai des Notaires me permettrait d’ouvrir plus rapidement mes dossiers, surtout si l’étude se développe bien. C’est aussi une question de moyens car au départ les créateurs pensent avoir le temps d’instruire leurs dossiers et voient peut-être moins le gain de les ouvrir avec Quai des Notaires. S’ils ont du temps c’est que leurs collaborateurs ouvrent les dossiers, mais c’est plus tard, quand l’étude se développe qu’ils vont avoir besoin de garder leurs collaborateurs pour d’autres tâches comme la rédaction par exemple.

Concrètement Quai des Notaires s’intègre dans le process de tout type d’étude pourvu qu’on l’accompagne.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Comme chaque notaire de l’étude a créé son compte sur Quai des Notaires, nous bénéficions d’un abonnement annuel à un tarif préférentiel. Concernant ensuite nos consommations mensuelles, vos tarifs restent dans le marché et sont raisonnables. Certaines sociétés proposent des prix d’appels mais il faut bien tout prendre en compte, notamment la qualité de vos services et l’économie salariale que vous permettez en évitant de surembaucher.

Tout dépend aussi de ce que l’on peut refacturer au client. Il faudrait que le CSN se prononce sur le sujet de la répartition.

Pour certains confrères ça coince. Je pense que c’est parce qu’ils n’y ont pas encore gouté !

Car moi je n’ai pas toujours de compromis de vente par exemple, donc je n’ai que le nom du client et mon immeuble, je trame rapidement dans mon Genapi la promesse de vente et je la dépose chez vous et 48h après j’ai déjà reçu un grand nombre d’éléments et mon acte de vente est rédigé. C’est très précieux et concrètement, un de mes clients achète en Corse, entre le moment où son vendeur a acheté, il était en zone U, changement de PLU, aujourd’hui je suis en zone N donc ce ne sont notamment pas les mêmes droits de préemption et on ne gère pas le dossier de la même façon. Et en 48h grâce à votre note de renseignements d’urbanisme, j’ai pu en avertir mon client alors qu’en 48h moi je n’aurai pas pris le temps de chercher le numéro de la mairie de Corse, de les appeler, de les obtenir car sûrement fermés au moment où j’aurai voulu les appeler … je n’aurai pas pu l’informer sur tous les risques en ce laps de temps. Et rien que ça pour moi c’est du gain de temps car j’ai juste déposé mon document et poursuivi ma trame pendant que Quai des Notaires travaille pour moi en back office, puis quand j’ai besoin de compléter je retourne dans mon dossier Quai des Notaires et je retrouve l’intégralité des documents et dans ce cas, j’avais déjà l’information sur le recul du trait de côte. Votre service est vraiment de super qualité !

Et j’ajoute que l’agent immobilier qui était sur place, avait fait l’ERP pour transmettre l’état parasitaire, mais que celui-ci est faux et ne touche même pas la bonne parcelle. Donc en plus, je sais que vos informations sont fiables, quelle que soit la localisation du bien. Et quand on n’est pas du secteur, les collaborateurs passent des heures à chercher les informations, c’est chronophage.

Ce n’est pas anodin, c’est vraiment un tout.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Je ne veux pas leur dire. Je ne sais pas et je n’ai pas envie de savoir. Je n’y pense même pas.

En fait il y a deux solutions. La 1ere, vous arrêtez Quai des Notaires et vous mettez tout le monde à faire des demandes de pièces. Je pense que certains se sentiraient dévalorisés, car ils seraient montés en compétence puis renvoyés à un travail d’assistant.

La 2eme c’est d’arrêter et mettre tout le monde sur un nouvel outil … bouger 70 collaborateurs sur un nouvel outil, on ne fait pas ça tous les jours parce que c’est lourd et ça impacte tout le monde, c’est du temps, de la formation, de l’accompagnement, des explications … et même le prix n’y change rien.

J’étais un jour en signature et demande à une collaboratrice de me rédiger une attestation. Elle me répond qu’elle est en train de faire une attestation pour un autre notaire également en signature. Pourtant elle avait une assistance, en alternance chez nous. Elle poursuit en me disant qu’elle ne l’a pas formé sur la rédaction mais qu’elle lui a ouvert une vingtaine de dossiers qu’elle n’a pas eu le temps de vérifier. Donc cette alternante ne sait pas si son travail est bon et continue à le faire sur d’autres dossiers et ma collaboratrice fait du travail pour lequel elle est trop capée et n’arrive pas à former sa collaboratrice pour qu’elle monte en compétence.

C’est bien d’avoir des alternants mais il faut les former et Quai des Notaires permet à nos collaborateurs de dégager du temps dans leurs tâches quotidiennes pour les former.

Malheureusement, après avoir formés nos alternants, ils partent car demander des pièces à longueur de journée n’est pas qualitatif et ils se sentent dévalorisés.

Donc votre collaborateur qui a passé X temps à former votre alternant reforme tous les ans, vous l’épuisez et vous ne capitalisez rien. On a fait plein de méthodes pour y remédier et c’est pourquoi aujourd’hui nous avons fait démarrer nos nouveaux alternants sur la rédaction et ils utilisent Quai des Notaires comme les collaborateurs pour constituer leurs dossiers. D’abord sur des petits dossiers et ils vont ensuite progressivement être affectés à des dossiers plus complexes.

C’est encore trop tôt pour parler d’outil de fidélisation des alternants mais je peux déjà vous dire qu’ils se plaignent beaucoup moins de leur travail. Leur travail est plus qualitatif et ils voient une évolution dans leur travail de traitement de dossier. Notre volonté est de former non pas des assistants mais des collaborateurs et essayer de capitaliser en leur proposant un travail intéressant.

Combien de collaborateurs ont arrêté leur formation et sont partis en banque ou en gestion de patrimoine car ils avaient l’impression que leur formation n’allait leur ouvrir les portes que d’un métier d’assistanat. Et ça, je le reconnais car je l’ai fait et j’avais des dossiers à forte valeur ajoutée et je passais mon temps à faire des ERP, donc on m’avait mis une assistante pour les faire mais comme je la formais, elle montait en compétence sur les actes et je considérais qu’elle-même n’avait pas à perdre son temps sur l’élaboration des ERP. Aujourd’hui, elle est cheffe de pôle. Le but du jeu est bien de capitaliser sur les salariés que l’on a et de leur donner des tâches et des missions qui les fidélisent.

Nos collaborateurs ont un outil simple et qui leur permet de travailler plus vite et de faire du travail plus qualitatif donc ils n’ont pas l’impression que vous leur volez leur travail.

Certains collaborateurs m’ont rapporté qu’ils ne formaient pas les plus jeunes sur Quai des Notaires pour leur apprendre à faire leurs demandes sans aide s’ils n’y ont plus accès plus tard. Nous leur avons donc expliqué que le process est d’utiliser Quai des Notaires, et que si pour une raison que l’on ne s’explique pas, ils n’avaient plus Quai des Notaires, ils réapprendraient mais rapidement. Donc, les plus gros freins sont internes, mais supposent l’intégration de la solution et l’accompagnement des collaborateurs.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

C’est à la fois un assistant pour les dossiers et une prestation de services ouverte puisqu’on peut signer à distance les procurations authentiques et les actes sous-seings privés, échanger des documents de façon sécurisée avec nos clients …

J’ai accès à l’ensemble des services de Quai des Notaires et j’utilise ce que je veux quand j’en ai besoin.

Maître Nathalie GUYON FOURAGE

Juste que sur l’assistance dans la constitution des dossiers, surtout au niveau des ventes, il n’y a rien à dire, c’est vraiment un super service !