Maître Olivier ARENS, témoigne de son utilisation des services de Quai des Notaires.
Pouvez-vous vous présentez ?
Maître Olivier ARENS
« Nous sommes une étude rurale, je suis ici depuis maintenant 27 ans. J’ai démarré avec 5 collaborateurs et aujourd’hui nous avons deux offices et 37 collaborateurs. »
Comment utilisez-vous Quai des Notaires et le service des formalités préalables ?
Maître Olivier ARENS
« Nous avons systématisé l’utilisation de Quai des Notaires pour tous les dossiers de vente de façon à alléger le poids des formalités auprès de nos collaborateurs. Nous étions également sensibilisés à l’arrivée de l’intelligence artificielle pour aider au maximum les collaborateurs à se concentrer sur l’analyse des pièces plutôt que sur la préparation des demandes et d’ainsi pouvoir automatiser certaines tâches. Cela leur permet de passer plus de temps sur le dossier en lui-même, l’analyse et la préparation du dossier pour la remise aux clercs en ayant un dossier complet. Ainsi, les rédacteurs n’ont pas besoin d’effectuer des relances pour les pièces et tout le monde gagne du temps. Enfin, cela favorise également la montée en compétences de chacun. »
Que vous apporte le fait de faire les formalités préalables avec Quai des Notaires ?
Maître Olivier ARENS
« Le gain de temps, l’optimisation du temps, et la montée en compétences des collaborateurs. Quai des Notaires permet une meilleure formation avec une vision d’ensemble du dossier pour avoir un meilleur contrôle et une meilleure analyse. De plus, Quai des notaires nous permet de travailler en toute sécurité et permet aussi d’avoir un dossier complet rapidement. Par exemple les informations sur les droits de préemption sont très utiles et très efficaces, on gagne un temps précieux. »
Avez-vous déjà essayé d’autres solutions ?
Maître Olivier ARENS
« Non je n’ai pas essayé d’autres solutions, nous sommes pleinement satisfaits de Quai des Notaires. Je n’ai pas pris tout de suite le virage du numérique pour les formalités préalables par manque de temps en raison de mes autres fonctions dans d’autres instances et aussi pour une question liée aux ressources humaines. En effet, le numérique peut provoquer un certain stress aux collaborateurs car cela impacte l’organisation traditionnelle d’une étude.
Cela peut créer de l’angoisse ou de la peur d’être remplacé, et c’est crucial de bien prendre le temps d’expliquer aux collaborateurs que Quai des Notaires ne remplace pas leur travail mais change la nature de leur travail en mieux. Cela permet de faire beaucoup plus de volume sereinement, volume que nous n’aurions pas pu faire sans Quai des Notaires. Aujourd’hui personne ne se voit revenir en arrière. »
Qu’appréciez-vous le plus avec Quai des Notaires ?
Maître Olivier ARENS
« L’efficacité et la sécurité. »
Comment définiriez-vous Quai des Notaires ?
Maître Olivier ARENS
« Je pense que de la qualification de sous-traitant, nous sommes passés à la qualification de partenaire car nous ne voyons pas comment nous pourrions travailler sans Quai des Notaires. C’est un partenaire indispensable dans notre organigramme et notre organisation. »
Recommanderiez-vous Quai des Notaires ?
Maître Olivier ARENS
« Oui bien sûr. Nous sommes une profession qui peut avoir des réticences au changement mais je pense vraiment qu’il faut tenter l’expérience Quai des Notaires. Je recommande à mes confrères d’essayer pendant 9 mois pour avoir une vision et une appréciation du travail au global et je suis persuadé que la plupart voudront continuer à l’utiliser. »
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