Conditions particulières d’utilisation du service par les notaires

Dernière mise à jour : 14 mars 2019


Préambule

Les présentes conditions particulières d’utilisation (ci-après, les «CPU des Notaires») sont conclues,

d’une part, entre la société ESSENTIEL NOTAIRES, visée dans les Mentions légales, société par actions simplifiée enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Chalon-sur-Saône sous le numéro 832111470 dont le siège social est situé 17 A rue de Lattre de Tassigny à Autun (71400) représentée par Monsieur Olivier DUBREUILH, en sa qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes, (ci-après, « ESSENTIEL NOTAIRES »);

et, d’autre part, toute personne physique ou morale exerçant la profession de notaire, souhaitant utiliser les services de la plateforme interactive «QUAI DES NOTAIRES» (ci-après, le ou les «Service(s)») accessible au travers du site internet édité par ESSENTIEL NOTAIRES accessible notamment à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com/ (ci-après, le «Site») (ci-après le ou les «Notaire(s)».)

Les présentes CPU des Notaires viennent compléter les CGU du Site et la Politique de confidentialité d’ESSENTIEL NOTAIRES. Le Notaire déclare avoir lu et accepté sans réserve les présentes CPU des Notaires qui sont accessibles sur le Site à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com/condition-generales-dutilisation/.

Le Notaire pourra sauvegarder à tout moment les présentes CPU des Notaires en les imprimant ou les enregistrant sur tout support électronique, sans atteinte à leur intégrité.

Les présentes CPU des Notaires doivent être expressément acceptées par le Notaire dans le cadre de son inscription au Site, préalablement à toute utilisation des Services. Tous les collaborateurs de l’office du Notaire dûment habilité à signer les présentes, doivent avoir accepté les présentes CPU des Notaires au même titre que les CGU et la Politique de confidentialité. Les CGU, la Politique de confidentialité et les présentes CPU des Notaires sont expressément réputées acceptées par tous les collaborateurs de l’office du fait de leur acceptation par le Notaire titulaire de l’office ou par l’un des associés de la structure dûment habilité à cette fin.

ESSENTIEL NOTAIRES se réserve le droit de pouvoir modifier à tout moment ses conditions d’utilisation du Site. Dans ce cas, les conditions applicables seront celles en vigueur à la date de l’utilisation des Services. Le Notaire sera informé par email du changement des CPU. Son utilisation des Services après la modification notifiée vaudra acceptation sans réserve de la nouvelle version des CPU.

ARTICLE 1 : Objet et définitions

1.1 Objet

Les présentes CPU des Notaires ont pour objet de définir les conditions particulières des relations contractuelles entre le Notaire et ESSENTIEL NOTAIRES ainsi que les conditions particulières dans lesquelles ESSENTIEL NOTAIRES lui accorde le droit d’accéder aux Services et d’utiliser ces derniers.

1.2 Définitions

Les termes commençant par une lettre majuscule utilisés dans les présentes CPU des Notaires sont définis dans les CGU ou, à défaut, dans les présentes CPU des Notaires.

ARTICLE 2 : Conditions particulières d’accès par le Notaire et fonctionnement du Service

2.1 Conditions particulières d’accès au Service par le Notaire

L’accès au Service et son utilisation sont soumis à l’inscription préalable du Notaire.
Lors de son inscription sur le Site, le Notaire doit, le cas échéant, inscrire les noms, prénoms, adresses emails des collaborateurs de son office qu’il autorise, sous sa responsabilité professionnelle, à utiliser les Services du Site, au nom et pour le compte de l’office du Notaire.
Seuls les Notaires ayant expressément accepté les présentes CPU des Notaires pourront accéder aux Services. Le Notaire doit également fournir à ESSENTIEL NOTAIRES la copie de sa carte d’identité notariale, son diplôme de notaire et le cas échéant, tous autres diplômes que le Notaire jugera utile, sa carte nationale d’identité ou son passeport ;

2.2 Fonctionnement du Service et conditions tarifaires

Une fois que l’inscription du Notaire est validée par ESSENTIEL NOTAIRES, le Notaire peut accéder au Service dont il accepte le fonctionnement et peut ainsi être librement choisi par un Non-Professionnel pour l’ouverture d’un Dossier Notarial.Le Notaire ne peut ouvrir un Dossier Notarial que s’il a été mandaté à cette fin par un Non-Professionnel qui l’a librement choisi.Le Service est payant pour les Notaires, selon les conditions tarifaires qui suivent et chaque Dossier Notarial doit donner lieu à une facturation par le Notaire au Non-Professionnel concerné.

Conditions tarifaires :

OffreAbonnementCoût additionnel par Dossier de Vente ou par Dossier de Formalités ImmobilièreServices inclus dans l’abonnement Nb de Visio-Sign ou Sign dans le mois Visio Conseil
Offre Starter
Etudes jusqu’à 5 collaborateurs
3 premiers mois gratuits,
puis 79€HT/mois
Sans engagement
149€HT/Dossier
3 premiers dossiers gratuits
  • Jusqu’à 20 Visio-signature ou signatures électronique “avancée” d’actes SSP par mois
  • Support utilisateur par email et téléphonique illimité
  • Hébergement et sécurisation des données
  • Accès 24h/24 et 7j/7 au Service (hors période de maintenance)
Offre Premium
Etudes de plus de 5 collaborateurs
3 premiers mois gratuits puis 149€HT/mois
Sans engagement
149€HT/Dossier
3 premiers dossiers gratuits
  • Jusqu’à 40 Visio-signature ou signatures “avancée”d’actes SSP par mois
  • Support utilisateur par email et téléphonique illimité
  • Hébergement et sécurisation des données
  • Accès 24h/24 et 7j/7 au Service (hors période de maintenance)

Modalités de facturation et de règlement

La facturation du Service prend effet le jour de l’activation du compte du Notaire par ESSENTIEL NOTAIRES suite à l’inscription du Notaire au Service.

Pendant toute la durée de l’abonnement du Notaire au Service, ESSENTIEL NOTAIRES établira une facture mensuelle couvrant le montant de l’abonnement souscrit, les consommations effectuées par le Notaire sur la période précédente, ainsi que les éventuelles options souscrites.

Les factures sont payables en Euros à réception et au plus tard dans un délai de 30 jours fin de mois à compter de leur date d’émission.

Tout retard de paiement entraînera l’exigibilité de pénalités de retard à un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur en France et d’une indemnité forfaitaire de 40 (quarante) euros pour frais de recouvrement, dues de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire.

En cas de non-paiement, ESSENTIEL NOTAIRES se réserve le droit de suspendre le Service.

ARTICLE 3 : Données relatives à l’identification professionnelle du Notaire communiquées à ESSENTIEL NOTAIRES et utilisées par cette dernière

Au moment de son inscription, le Notaire s’engage à fournir tout renseignement relatif (i) à son identification professionnelle et (ii) à l’identification de l’office notarial dans laquelle il exerce son activité et notamment : le nom de l’office, le numéro CRPCEN de l’office, le nom des associés de l’office, les logos, les adresses emails des associés, le(s) marque(s) déposée(s).

Le Notaire s’engage à réactualiser ces données, sans délai, en cas de changement de sa situation professionnelle.

Le Notaire autorise expressément ESSENTIEL NOTAIRES à utiliser les renseignements qu’il aura fournis et ceux qui sont détenus par le Conseil supérieur du notariat pour les besoins du fonctionnement du Service. Ces données sont notamment destinées à permettre à ESSENTIEL NOTAIRES d’adresser, au nom et pour le compte du Notaire, aux Non-Professionnels qui auront librement choisi ledit Notaire et aux Professionnels intervenant dans le cadre du Dossier Notarial des courriers de notification et d’information relatifs à la gestion et au suivi du(des) Dossier(s) Notarial(aux).

Pour plus d’informations sur la politique de protection des données à caractère personnel d’ESSENTIEL NOTAIRES, veuillez consulter la Politique de confidentialité.

ARTICLE 4 : Mandats donnés par le Notaire à ESSENTIEL NOTAIRES

4.1 Dans le cadre de la gestion d’un Dossier Notarial

Le Notaire donne mandat à ESSENTIEL NOTAIRES à l’effet d’effectuer, en son nom et pour son compte, les formalités proposées par les Services auxquelles le Notaire souhaite procéder dans le cadre de la gestion d’un Dossier Notarial, conformément au mandat qui lui a été donné à cette fin par le Non-Professionnel concerné l’ayant librement choisi. Ces formalités impliquent notamment de :

– Récupérer des informations sur des bases de données externes au Service ;

– Envoyer des demandes aux différents Professionnels intervenants et détenteurs d’informations utiles à la gestion d’un Dossier Notarial (par exemple sur le patrimoine du défunt dans les Dossiers de Succession ou sur le ou les vendeur(s) ou le bien vendu dans les Dossiers de Vente) ;

– Demander des plans cadastraux et extraits cadastraux Modèle 1 , au titre desquels le Notaire devra fournir à ESSENTIEL NOTAIRES lors de son inscription sur le Site, des codes de connection (identifiant et mot de passe) au Service Professionnel de données cadastrales (SPDC) et l’identité de la personne attributaire de ces codes;

– Conserver les actes et documents établis par le (les) Notaire(s) librement choisi(s) par les Non-Professionnels signataires et / ou reçus du (des) Notaire(s) en charge du Dossier Notarial de vente immobilière

4.2 Dans le cadre de la gestion de la relation avec les Utilisateurs du Service

Le Notaire autorise ESSENTIEL NOTAIRES à adresser, au nom et pour son compte, aux Non-Professionnels l’ayant librement choisi et aux Professionnels intervenant dans le cadre du Dossier Notarial des courriers de notification et d’information relatifs à la gestion et au suivi du(des) Dossier(s) Notarial(aux) des Non-Professionnels.

4.3 Acceptation des mandats par ESSENTIEL NOTAIRES

La validation de l’inscription du Notaire par ESSENTIEL NOTAIRES, et sous réserve de la transmission, par le notaire, des documents officiels d’authentification (carte d’identité notariale, diplômes, carte nationale d’identité ou passeport) emportera acceptation par ESSENTIEL NOTAIRES des termes des mandats qui lui sont confiés par le Notaire en vertu de l’article 4 des présentes et ce conformément aux termes de l’article 1984 du Code civil.

ARTICLE 5 : Engagements et garanties

5.1 Engagements et garanties du Notaire

Le Notaire garantit agir dans le strict respect des règles relatives à la profession de notaire et particulièrement de l’ordonnance n°45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat et du 6 décret n°45-0117 du 19 décembre 1945 pris pour l’application du statut du notariat (ci-après les « Règles professionnelles applicables aux Notaires »).

Le Notaire garantit :

– avoir fourni et qu’il fournira des informations fiables, exactes, complètes et actualisées dans le cadre de son inscription au Service et de l’utilisation qu’il fera de ce dernier, que ces données soient relatives (i) à son identification professionnelle ou (ii) aux Dossier(s) Notarial(aux) qu’il traitera ou (iii) aux Non-Professionnels qui l’auront librement choisi ;

– Disposer du mandat du Non-Professionnel aux fins de gérer son Dossier Notarial en utilisant le Service ;

– Agir sur les seules instructions des Non-Professionnels qui lui ont donné mandat d’utiliser le Service ;

– Effectuer toutes les diligences nécessaires au bon traitement du Dossier Notarial dans lequel il intervient ;

– Informer sans délai ESSENTIEL NOTAIRES de toutes anomalies ou difficultés qu’il rencontrerait dans le traitement du Dossier Notarial.

Il garantit par ailleurs la fiabilité et l’intégrité des documents qu’il fournira.

Le Notaire s’engage à ne faire usage du Service qu’aux seules fins auxquelles le Service est destiné.

ESSENTIEL NOTAIRES ne fournit aucun conseil juridique quant aux conditions de gestion des Dossiers Notariaux par le Notaire

5.2 Engagement et garanties d’ESSENTIEL NOTAIRES

ESSENTIEL NOTAIRES s’engage à respecter :

– Les prescriptions éthiques et déontologiques du Conseil Supérieur du Notariat,

– Les prescriptions techniques de l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN),

– Les Règles professionnelles applicables aux Notaires,

– Les règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel (la loi n°78- 17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD »), conformément aux termes de sa Politique de Confidentialité.

ARTICLE 6 : Responsabilité

6.1 Responsabilité des Notaires

Le Notaire est pleinement responsable des informations qu’il communique dans le cadre de son utilisation du Service et s’engage à ce titre à faire une utilisation du Service en adéquation avec les caractéristiques de ce dernier.

Le Notaire demeure responsable de l’utilisation faite des Services du Site, par ses salariés, collaborateurs et préposés et plus généralement, toutes les personnes qu’il aura autorisé à utiliser les Services du Site. Le seul interlocuteur et co-contractant d’ESSENTIEL NOTAIRES demeure, en toute hypothèse, le Notaire.

Dans l’hypothèse où le Notaire fournirait des informations fausses, inexactes, périmées, incomplètes relatives à son identification professionnelle ou au(x) Dossier(s) Notarial(aux) qu’il traite, ESSENTIEL NOTAIRES sera en droit de suspendre le compte du Notaire sans délai afin de procéder aux vérifications nécessaires et, le cas échéant, si cela est nécessaire, de saisir les instances ordinales.

6.2 Limitations de responsabilité d’ESSENTIEL NOTAIRES

ESSENTIEL NOTAIRES n’est aucunement responsable de la fiabilité et de l’intégrité des documents qui lui auront été transmis par le Notaire et s’engage seulement à les conserver en l’état pendant une durée de TROIS (3) années.

ESSENTIEL NOTAIRES ne saurait de la même manière être tenue responsable des problèmes de gestion d’un Dossier Notarial, notamment liés à :

– La relation entre le Notaire et le Non-Professionnel ;

– La gestion dudit Dossier Notarial par le Notaire ;

– Des informations erronées ou inexactes communiquées par les Non-Professionnels, les Professionnels et les Notaires.

La responsabilité de ESSENTIEL NOTAIRES est limitée à la bonne exécution des mandats qui lui sont confiés par le Notaire.

ARTICLE 7 : Données personnelles des Non-Professionnels collectées par le Notaire

Conformément aux termes de l’article 6 de la Politique de confidentialité d’ESSENTIEL NOTAIRES, il est rappelé que :

« Dans le cadre des Services, ESSENTIEL NOTAIRES agit en qualité de sous-traitant s’agissant du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées directement par les Notaires et/ou par les Professionnels mandataires (agent immobiliers, banques, avocats) auprès des Non-Professionnels. ESSENTIEL NOTAIRES est à ce titre autorisée à traiter pour le compte de ces Notaires et Professionnels mandataires les données à caractère personnel nécessaires pour la fourniture des Services.

De leur côté, les Notaires et les Professionnels mandataires s’engagent à :

– Fournir à ESSENTIEL NOTAIRES les données nécessaires à l’exécution des Services ;

– Documenter par écrit toutes les instructions qu’ils entendent communiquer à ESSENTIEL NOTAIRES concernant le traitement des données à caractère personnel par à ESSENTIEL NOTAIRES ;

 Veiller au respect des obligations prévues par le RGPD;

– Fournir aux personnes concernées les informations mentionnées aux articles 13 et 14 du RGPD ;

En tout état de cause, les Notaires et les Professionnels mandataires déclarent et garantissent à ESSENTIEL NOTAIRES que les données fournies à ESSENTIEL NOTAIRES ont fait l’objet d’un traitement (notamment la collecte) dans le respect des règles applicables en vigueur, en particulier de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et du RGPD.

D’une manière générale, ESSENTIEL NOTAIRES, les Notaires et les Professionnels s’engagent à collecter et à traiter toute donnée à caractère personnel en conformité avec la réglementation en vigueur, et notamment la règlementation française applicable en matière de protection des données personnelles ainsi que le RGPD. »

ARTICLE 8 : Articulation avec les CGU

Les présentes CPU des Notaires font partie pleine et entière des CGU qu’elles viennent compléter. Ainsi, les clauses et conditions des CGU qui ne sont pas modifiées par les présentes CPU des Notaires demeurent inchangées.

ARTICLE 9 : Questions

Pour toute information ou question, l’équipe d’ESSENTIEL NOTAIRES est à votre disposition. Vous pouvez la joindre selon les modalités suivantes du lundi et vendredi de 9h40 à 18h00.

Par courrier à l’adresse suivante :

ESSENTIEL NOTAIRES
17 A rue de Lattre de Tassigny

71400 AUTUN

Par email à l’adresse suivante : contact@quaidesnotaires.fr

Ou par téléphone au : 03.85.82.07.53