Chaque transaction impose au notaire une analyse de risque au titre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT). La fiche de vigilance LCB-FT est le document qui formalise cette analyse et aide à choisir le niveau de vigilance : qui sont les parties, d’où viennent les fonds, l’opération est-elle cohérente ?
Bien remplie, elle prouve que l’étude a respecté ses obligations. Incomplète, elle expose l’office en cas de contrôle. Ce guide explique ce que doit contenir une fiche de vigilance dans un cadre notarial, sur quels textes elle repose, les erreurs fréquentes et comment gagner du temps dans la complétion sans déléguer l’analyse.
Qu'est-ce qu'une fiche de vigilance notaire ?
La fiche de vigilance est le support écrit sur lequel l’étude consigne, dossier par dossier, les vérifications réalisées sur les clients et sur l’opération. Aucun texte n’impose un modèle officiel : c’est un outil de traçabilité qui permet de démontrer le respect des obligations de vigilance du Code monétaire et financier. L’usage est d’utiliser le modèle proposé par le Conseil supérieur du notariat.
Qui est concerné à l'étude ?
Les notaires figurent parmi les professionnels assujettis au dispositif LCB-FT (article L. 561-2, 13° du Code monétaire et financier). En pratique, toute l’équipe intervient : le notaire, qui reste responsable, mais aussi les clercs, assistants et formalistes qui collectent les pièces et préparent le dossier.
Ce que la fiche doit documenter
- l’identification et la vérification de l’identité de chaque client et, le cas échéant, du bénéficiaire effectif (art. L. 561-5) ;
- l’objet et la nature de l’opération (art. L. 561-5-1) ;
- l’origine et la destination des fonds ;
- le statut éventuel de personne politiquement exposée (art. L. 561-10 et R. 561-18) ;
- la vérification au regard des mesures de gel des avoirs (art. L. 562-1 et suivants) ;
- la cohérence de l’opération : prix, montage, caractère inhabituel ou complexe (art. L. 561-10-2).
Fiche de vigilance Tracfin ou rapport LCB-FT : quelles différences ?
On parle souvent de « fiche de vigilance Tracfin ». L’expression est trompeuse : la fiche n’est pas transmise à Tracfin. Elle reste au dossier de l’étude. Seule la déclaration de soupçon (art. L. 561-15) est adressée à Tracfin, lorsque l’analyse fait naître un soupçon.
Trois documents distincts interviennent dans un dossier LCB-FT. Voici ce qui les différencie :
| Document | À quoi sert-il ? | Qui l’établit ? | Transmis à Tracfin ? |
|---|---|---|---|
| Rapport LCB-FT | Regroupe les résultats des recherches : BODACC, INPI, gel des avoirs, PPE, sanctions internationales, GAFI et listes noires, RBE et recherche de notoriété | Généré à partir d’outils de recherche, consulté par l’étude | Non, il reste au dossier |
| Fiche de vigilance | Formalise l’analyse de risque de l’étude sur les clients et l’opération | Le notaire et ses collaborateurs | Non, elle reste au dossier |
| Déclaration de soupçon | Signale une opération suspecte (art. L. 561-15 CMF) | Le notaire titulaire de l’office | Oui |
Rapport LCB-FT, fiche de vigilance et déclaration de soupçon : rôles respectifs
Pourquoi les obligations LCB-FT du notaire rendent la fiche incontournable
Une vigilance proportionnée au risque
Le Code monétaire et financier (CMF) prévoit trois niveaux de vigilance, adaptés au risque présenté par le client et l’opération :
| Niveau | Quand ? | Ce que fait l’étude | Texte |
|---|---|---|---|
| Simplifiée | Risque faible identifié | Vérifications allégées | Art. L. 561-9 CMF |
| Standard | La majorité des dossiers | Identification des clients, objet de l’opération, origine des fonds | Art. L. 561-5 et L. 561-5-1 CMF |
| Renforcée | Présence d’une personne politiquement exposée, pays tiers à haut risque, opération complexe, d’un montant inhabituellement élevé ou sans justification économique apparente | Justificatifs approfondis sur l’origine des fonds et le montage | Art. L. 561-10 et suivants, L. 561-10-2 CMF |
Les 3 niveaux de vigilance LCB-FT applicables au notaire
Cette vigilance est constante : elle s’exerce pendant toute la durée du dossier, pas seulement à l’ouverture (art. L. 561-6). Elle a été rappelée dans la circulaire du CSN n° 2026-04 du 21 mai 2026.
Une preuve à conserver cinq ans
Les documents et informations relatifs à l’identité des clients et aux opérations doivent être conservés pendant cinq ans (art. L. 561-12). Lors d’un contrôle par les instances de la profession, l’étude doit pouvoir montrer ce qu’elle a vérifié, quand et sur quelle base. Un manquement peut exposer le notaire à des poursuites disciplinaires.
Les erreurs les plus fréquentes sur le terrain
- cases cochées sans justificatif de l’origine des fonds ;
- PPE ou gel des avoirs vérifiés pour l’acquéreur, mais pas pour chaque comparant ni pour les associés d’une SCI ;
- fiche remplie à l’ouverture, jamais mise à jour après un changement de financement ou une clause de substitution ;
- incohérence entre la fiche et l’acte (prix, montage, parties) ;
- fiche introuvable, stockée dans un dossier inapproprié ou un dossier partagé non sécurisé.
Comment remplir une fiche de vigilance LCB-FT en 5 étapes
La méthode pas à pas
- Identifier chaque comparant : personne physique ou morale, qualité (acquéreur, vendeur, donateur, prêteur, associé…), pièces demandées (carte d’identité, passeport, extrait Kbis…).
- Analyser les éléments financiers : les fonds proviennent-ils d’un pays à risque ? Sont-ils destinés à un pays sensible ? L’origine des fonds est-elle renseignée ? Leur destination est-elle cohérente ?
- Apprécier l’opération : le prix est-il en adéquation avec le marché ? Le contrat ou le montage est-il inhabituel, complexe, de nature à favoriser l’anonymat ?
- Contrôler le statut de personne politiquement exposée (fonction politique, entreprise publique, proche de PPE) et la présence sur une liste de gel des avoirs.
- Conclure, conserver la fiche au dossier et la mettre à jour autant que nécessaire jusqu’à la signature de l’acte. En cas de soupçon, le notaire titulaire de l’office effectue, sous sa responsabilité, la déclaration à Tracfin sur la plateforme ERMES.
Exemple concret : une vente à une SCI composée de deux associés, face à deux vendeurs, compte cinq entités à analyser. Si une mention PPE ressort des recherches pour l’un des associés, l’étude passe en vigilance renforcée et documente précisément l’origine des fonds.
Ce que Quai des Notaires apporte à l'étude notariale
Sur Quai des Notaires, la fiche de vigilance est intégrée au dossier LCB-FT. L’onglet « Fiche de vigilance » regroupe les données communes du dossier (éléments financiers, caractéristiques de l’opération) et une fiche par comparant, avec un statut visible pour chacun.
- Pré-remplissage des réponses PPE et gel des avoirs à partir des recherches du rapport LCB-FT, que le collaborateur vérifie ;
- moins d’oublis : chaque comparant a sa propre fiche, rien n’est laissé de côté ;
- traçabilité : la fiche se télécharge en PDF et se retrouve dans l’onglet Formalités, au-dessus du rapport LCB-FT, pour un export plus simple vers le LRA ;
- sécurité : les données restent centralisées sur la plateforme, pas dans des pièces jointes.
L’outil prépare et structure, le notaire garde la main sur l’analyse : les réponses pré-remplies doivent toujours être contrôlées au regard du dossier.
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En résumé
La fiche de vigilance LCB-FT n’est pas une formalité de plus : c’est la preuve que l’étude a identifié ses clients, compris l’opération et apprécié le risque. Une méthode constante, appliquée à chaque comparant et mise à jour jusqu’à la signature, protège à la fois le notaire et ses clients. Les outils numériques permettent aujourd’hui de consacrer ce temps à l’analyse plutôt qu’à la ressaisie.
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FAQ – fiche de vigilance LCB-FT
La fiche de vigilance est-elle obligatoire pour le notaire ?
C’est un outil du CSN qui formalise des obligations du Code monétaire et financier. L’obligation porte sur les diligences et sur leur justification ; la fiche en est le support recommandé par la profession, mais aucun texte n’impose un modèle précis. Le notaire doit exercer ses obligations de vigilance et en conserver la preuve : la fiche de vigilance est le moyen le plus simple et le plus courant de le faire.
Quand doit-on établir une fiche de vigilance ?
Avant la réalisation de l’opération, dès l’identification des clients (art. L. 561-5 du Code monétaire et financier). Elle doit ensuite être mise à jour jusqu’à la signature si un élément du dossier change.
La fiche de vigilance est-elle envoyée à Tracfin ?
Non. La fiche reste dans le dossier de l’étude. Seule une déclaration de soupçon est transmise à Tracfin lorsque l’analyse le justifie.
Combien de temps conserver une fiche de vigilance ?
Cinq ans, conformément à l’article L. 561-12 du Code monétaire et financier, qui fixe la durée de conservation des documents relatifs aux clients et aux opérations.
Existe-t-il un modèle de fiche de vigilance à télécharger ?
Des trames existent, notamment le modèle fourni par le CSN pour les besoins des notaires, mais un modèle générique ne remplace pas l’analyse du dossier. Les logiciels experts comme Quai des Notaires génèrent une fiche par comparant à partir des données du dossier LCB-FT.
Sources : Code monétaire et financier – Légifrance (art. L. 561-2 et suivants, L. 562-1 et suivants, R. 561-18) ; Tracfin – obligations de vigilance ; Notaires de France.
