Conditions particulières d’utilisation du service par les professionnels

Dernière mise à jour : 09 août 2018

Préambule

Les présentes conditions particulières d’utilisation (ci-après, les « CPU des Professionnels ») sont conclues, d’une part, entre la société ESSENTIEL NOTAIRES, visée dans les Mentions légales, société par actions simplifiée enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Chalon-sur-Saône sous le numéro 832 111 470 dont le siège social est situé 17 A rue de Lattre de Tassigny à Autun (71400) représentée par Monsieur Olivier DUBREUILH, en sa qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes, (ci-après, « ESSENTIEL NOTAIRES ») ;

et, d’autre part, tout professionnel, personne physique ou morale, souhaitant utiliser, et ayant reçu mandat à cette fin, les services de la plateforme interactive « QUAI DES NOTAIRES » (ci-après, le ou les « Service(s) ») accessible au travers du site internet édité par ESSENTIEL NOTAIRES accessible notamment à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com/ (ci-après, le « Site ») (ci-après le ou les « Professionnel(s) »).

Les présentes CPU des Professionnels viennent compléter les CGU du Site et la Politique de confidentialité d’ESSENTIEL NOTAIRES. Le Professionnel déclare avoir lu et accepté sans réserve les présentes CPU des Professionnels qui sont accessibles sur le Site à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com/.

Le Professionnel pourra sauvegarder à tout moment les présentes CPU des Professionnels en les imprimant ou les enregistrant sur tout support électronique, sans atteinte à leur intégrité. Les CPU seront également adressées par email au Professionnel au moment de son inscription.

Les présentes CPU des Professionnels doivent être expressément acceptées, par le Professionnel dans le cadre de son inscription au Site, préalablement à toute utilisation des Services. Tous les collaborateurs du Professionnel dûment habilités à signer les présentes, doivent avoir accepté les présentes CPU des Professionnels au même titre que les CGU et la Politique de confidentialité. Les CGU, la Politique de confidentialité et les présentes CPU des Professionnels sont expressément réputées acceptées par tous les collaborateurs du Professionnel du fait de leur acceptation par le Professionnel signataire dûment habilité à cette fin.

ESSENTIEL NOTAIRES se réserve le droit de pouvoir modifier à tout moment ses conditions d’utilisation du Site. Dans ce cas, les conditions applicables seront celles en vigueur à la date de l’utilisation des Services. Le Professionnel sera informé par email du changement des CPU. Son utilisation des Services après la modification notifiée vaudra acceptation sans réserve de la nouvelle version des CPU.

ARTICLE 1 : Objet et définitions

1.1 Objet

Les présentes CPU des Professionnels ont pour objet de définir les conditions particulières des relations contractuelles entre les Professionnels et ESSENTIEL NOTAIRES ainsi que les conditions particulières dans lesquelles ESSENTIEL NOTAIRES leur accorde le droit d’accéder aux Services et d’utiliser ces derniers.

1.2 Définitions

Les termes commençant par une lettre majuscule utilisés dans les présentes CPU des Professionnels sont définis dans les CGU ou, à défaut, dans les présentes CPU des Professionnels.

ARTICLE 2 : Conditions particulières d’accès par le Professionnel et fonctionnement du Service

Le Service est accessible aux Professionnels souhaitant utiliser le Service et ayant reçu mandat par les Non-Professionnels, à l’effet de les assister, créer, renseigner, suivre ou gérer l’avancement d’un Dossier Notarial sur le Site.

L’accès au Service et son utilisation sont soumis à l’inscription préalable du Professionnel via le site web accessible à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com/ et l’acceptation expresse des présentes CPU des Professionnels, qui doit être accompagnée du dépôt sur la page web de son inscription de la copie des pièces documents suivants :

– son extrait d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés, datant de moins de trois mois ;

– pour les professions réglementées, sa carte professionnelle en cours de validité et le cas échéant, la carte professionnelle en cours de validité de chaque collaborateur qu’il autorise à utiliser les Services du Site au nom et pour le compte de son entreprise ;

– du relevé d’identité bancaire du compte de son entreprise, sur lequel les honoraires de négociation devront être versés, daté et signé ;

Lors de son inscription sur le Site, le Professionnel doit le cas échéant, inscrire les noms, prénoms, adresses et e-mails des collaborateurs de son entreprise qu’il autorise, sous sa responsabilité professionnelle, à utiliser les Services du Site, au nom et pour le compte de l’entreprise du Professionnel.

Cette inscription conditionne l’accès au Service dont le Professionnel accepte le fonctionnement.

Le Service de création d’un dossier de vente immobilière est accessible au Professionnel gratuitement.

ARTICLE 3 : Données relatives à l’identification professionnelle du Professionnel communiquées à ESSENTIEL NOTAIRES et utilisées par cette dernière

Au moment de son inscription, le Professionnel s’engage à fournir tout renseignement relatif (i) à son identification professionnelle et (ii) à l’identification de la société qu’il représente et dans laquelle il exerce son activité, conformément aux termes de l’article 2 des présentes.

Le Professionnel s’engage à réactualiser les données communiquées à ESSENTIEL NOTAIRES, sans délai, en cas de changement de sa situation professionnelle.

Le Professionnel autorise expressément ESSENTIEL NOTAIRES à utiliser les renseignements qu’il aura fournis pour les besoins du fonctionnement du Service, tels que décrits dans la Politique de Confidentialité. Ces données sont notamment destinées à permettre à ESSENTIEL NOTAIRES d’adresser, au nom et pour le compte du Professionnel, aux Non-Professionnels qui auront librement choisi ledit Professionnel et aux Professionnels et Notaires intervenant dans le cadre du Dossier Notarial, des courriers de notification et d’information relatifs à la gestion et au suivi du(des)Dossier(s) Notarial(aux).

Pour plus d’informations sur la politique de protection des données à caractère personnel d’ESSENTIEL NOTAIRES, veuillez consulter la Politique de confidentialité.

ARTICLE 4 : Mandats donnés par le Professionnel à ESSENTIEL NOTAIRES

4.1 Dans le cadre de la gestion d’un Dossier Notarial

Le Professionnel donne mandat à ESSENTIEL NOTAIRES à l’effet d’effectuer, en son nom et pour son compte, les formalités proposées par le Service auxquelles il souhaite procéder dans le cadre de la gestion d’un Dossier Notarial, conformément au mandat qui lui a été donné à cette fin par le NonProfessionnel concerné l’ayant librement choisi. Ces formalités impliquent notamment de :

– Transmettre toutes données et tous documents relatifs au dossier, déposés sur le Site par le Professionnel, les parties signataires et les partenaires (notamment syndic et/ou banques), au(x) notaire(s) chargés de la rédaction de l’acte authentique de vente ;

– Adresser tous courriers de saisine et d’informations sur l’avancement du dossier et la réception des pièces du dossier, aux parties signataires et au Professionnel ;- Stocker de manière sécurisée toutes les données et les documents déposés par le Professionnel, les parties signataires et les partenaires (notamment syndic et /ou banques) ;

– Faire figurer le Professionnel dans la liste des partenaires immobiliers du Site ;

– Diffuser la carte professionnelle et les coordonnées du Professionnel (nom, adresse postale, adresse e-mail, site web, logo) dans la liste des partenaires immobiliers du Site.(…)

4.2 Dans le cadre de la gestion de la relation avec les Utilisateurs du Service

Le Professionnel autorise ESSENTIEL NOTAIRES à adresser, au nom et pour son compte, aux Non Professionnels l’ayant librement choisi et aux Professionnels intervenant dans le cadre du Dossier Notarial des courriers de notification et d’information relatifs à la gestion et au suivi du(des) Dossier(s) Notarial(aux) des Non-Professionnels.

4.3 Acceptation des mandats par ESSENTIEL NOTAIRES

La validation de l’inscription du Professionnel par ESSENTIEL NOTAIRES, emportera acceptation par ESSENTIEL NOTAIRES des termes des mandats qui lui sont confiés par le Professionnel en vertu de l’article 4 des présentes et ce conformément aux termes de l’article 1984 du Code civil.

ARTICLE 5 : Garanties

5.1 Engagements et garanties du Professionnel

Le Professionnel garantit agir dans le strict respect des règles professionnelles applicables à sa profession, ainsi que des règles administratives, fiscales, sociales applicables.

Le Professionnel s’engage à et garantit :

-Avoir fourni et qu’il fournira des informations fiables, exactes, complètes et actualisées dans le cadre de son inscription au Service et de l’utilisation qu’il fera de ce dernier, que ces données soient relatives (i) à son identification professionnelle ou (ii) aux Dossier(s) Notarial(aux) dans lesquels il interviendra ou (iii) aux Non-Professionnels qui l’auront librement choisi ;

– Disposer du mandat du Non-Professionnel aux fins d’intervenir dans son Dossier Notarial en utilisant le Service dûment signé par le Non-Professionnel concerné (cf. Annexe 1) ;

– agir sur les seules instructions des Non-Professionnels qui lui ont donné mandat d’utiliser le Service ;

– effectuer toutes les diligences nécessaires au bon traitement du Dossier Notarial dans lequel il intervient ;

– informer sans délai ESSENTIEL NOTAIRES de toutes anomalies ou difficultés qu’il rencontrerait dans le traitement du Dossier Notarial.

Il garantit par ailleurs la fiabilité et l’intégrité des documents qu’il fournira.

Le Professionnel s’engage à ne faire usage du Service qu’aux seules fins auxquelles le Service est destiné.

ESSENTIEL NOTAIRES ne fournit aucun conseil juridique quant aux conditions de gestion des Dossiers Notariaux par le Professionnel.

5.2 Engagement et garanties d’ESSENTIEL NOTAIRES

ESSENTIEL NOTAIRES s’engage à respecter :

– les prescriptions éthiques et déontologiques du Conseil Supérieur du Notariat,

– les prescriptions techniques de l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN),

– les Règles professionnelles applicables aux Notaires,

– les règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel (la loi n°78- 17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD »), conformément aux termes de sa Politique de Confidentialité.

ARTICLE 6 : Responsabilité

6.1 Responsabilité des Professionnels

Le Professionnel est pleinement responsable des informations qu’il communique dans le cadre de son utilisation du Service et s’engage à ce titre à faire une utilisation du Service en adéquation avec les caractéristiques de ce dernier.

Dans l’hypothèse où le Professionnel fournirait des informations fausses, inexactes, périmées, incomplètes relatives à son identification professionnelle ou au(x) Dossier(s) Notarial(aux) dans lesquels il intervient, ESSENTIEL NOTAIRES sera en droit de suspendre le compte du Professionnel sans délai afin de procéder aux vérifications nécessaires.

Le Professionnel demeure responsable de l’utilisation faite des Services du Site, par ses salariés et préposés et plus généralement, toutes les personnes qu’il aura autorisé à utiliser les Services du Site. Le seul interlocuteur et co-contractant d’ESSENTIEL NOTAIRES demeure, en toute hypothèse, le Professionnel.

6.2 Limitations de responsabilité d’ESSENTIEL NOTAIRES

ESSENTIEL NOTAIRES n’est aucunement responsable de la fiabilité et de l’intégrité des documents qui lui auront été transmis par le Professionnel et s’engage seulement à les conserver en l’état pendant une durée de TROIS (3) années.

ESSENTIEL NOTAIRES ne saurait, de la même manière, être tenue responsable des problèmes de gestion d’un Dossier Notarial, notamment liés à:

– La relation entre le Professionnel et le Non-Professionnel ;

– L’intervention du Notaire et ses délais de rédaction de l’acte authentique ;

– L’intervention dudit Professionnel dans le Dossier Notarial ;

– Des informations erronées ou inexactes communiquées par les Non-Professionnels, les Notaires et les Professionnels ;

La responsabilité de ESSENTIEL NOTAIRES est limitée à la bonne exécution des mandats qui lui sont confiés par le Professionnel.

ARTICLE 7 : Données personnelles des Non-Professionnels collectées par le Professionnel

Conformément aux termes de l’article 6 de la Politique de confidentialité de ESSENTIEL NOTAIRES (https://www.quaidesnotaires.com/confidentialite/), il est rappelé que :

« Dans le cadre des Services, ESSENTIEL NOTAIRES agit en qualité de sous-traitant s’agissant du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées directement par les Notaires et/ou par les Professionnels mandataires (agent immobiliers, banques, avocats) auprès des Non-Professionnels. ESSENTIEL NOTAIRES est à ce titre autorisée à traiter pour le compte de ces Notaires et Professionnels mandataires les données à caractère personnel nécessaires pour la fourniture des Services.

– De leur côté, les Notaires et les Professionnels mandataires s’engagent à :

– Fournir à ESSENTIEL NOTAIRES les données nécessaires à l’exécution des Services ;

– Documenter par écrit toutes les instructions qu’ils entendent communiquer à ESSENTIEL NOTAIRES concernant le traitement des données à caractère personnel par à ESSENTIEL NOTAIRES;

– Veiller au respect des obligations prévues par le RGPD ;

– Fournir aux personnes concernées les informations mentionnées aux articles 13 et 14 du RGPD ;

En tout état de cause, les Notaires et les Professionnels mandataires déclarent et garantissent à ESSENTIEL NOTAIRES que les données fournies à ESSENTIEL NOTAIRES ont fait l’objet d’un traitement (notamment la collecte) dans le respect des règles applicables en vigueur, en particulier de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et du RGPD. D’une manière générale, ESSENTIEL NOTAIRES, les Notaires et les Professionnels s’engagent à collecter et à traiter toute donnée à caractère personnel en conformité avec la réglementation en vigueur, et notamment la règlementation française applicable en matière de protection des données personnelles ainsi que le RGPD. »

ARTICLE 8 : Articulation avec les CGU

Les présentes CPU des Professionnels font partie pleine et entière des CGU qu’elles viennent compléter. Ainsi, les clauses et conditions des CGU qui ne sont pas modifiées par les présentes CPU des Professionnels demeurent inchangées

ARTICLE 9 : Questions

Pour toute information ou question, l’équipe d’ESSENTIEL NOTAIRES est à votre disposition. Vous pouvez la joindre selon les modalités suivantes du lundi et vendredi de 9h00 à 18h00.

Par courrier à l’adresse suivante :

ESSENTIEL NOTAIRES
17 A rue de Lattre de Tassigny

71400 AUTUN

Par email à l’adresse suivante : contact@quaidesnotaires.fr

Ou par téléphone au : 03.85.82.53.07