Ce témoignage porte sur l’offre ESSENTIEL de Quai des Notaires, telle qu’elle est vécue au quotidien par Maître Timothé ARNESEN, notaire créateur à La Rochelle.
Maître Timothé ARNESEN a créé son étude en périphérie de La Rochelle, en Charente-Maritime. Seul notaire à la tête de l’étude, accompagné d’une stagiaire, il fait face à la réalité de nombreux créateurs : gérer seul la rédaction des actes, les formalités, la relation client et tout l’environnement administratif. C’est dans ce contexte qu’il a découvert Quai des Notaires, presque par hasard et qu’il en est devenu un utilisateur convaincu.
Pouvez-vous nous présenter votre étude et votre rôle ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Il s’agit d’une Étude créée, étude de ville à taille humaine. Nous sommes sur la commune de La Rochelle, en Charente-Maritime, précisément en périphérie, dans un secteur résidentiel. Les missions sont multiples et variées. Pour ce qui est du rôle, c’est l’évidence de beaucoup de confrères et consœurs : être seul et devoir tout faire, jusqu’au moment où on pourra être accompagné. »
Sa stagiaire Jade, présente lors de l’interview, a commencé à utiliser Quai des Notaires dès son premier mois de stage pour constituer des dossiers via l’espace de partage. Sa réaction résume bien l’accessibilité de l’outil : pour une personne qui commence dans le métier, utiliser Quai des Notaires lui semble une évidence.
En effet, celle-ci pensait que cet outil était utilisable dans n’importe quelle étude de France alors qu’il s’agit bien d’une volonté propre à l’entreprise.
Quelles ont été vos premières difficultés en tant que notaire créateur ?
Maître Timothé ARNESEN :
« La première difficulté, a été de réussir à faire un tri dans tout l’environnement du notariat. Lister « l’obligatoire » du « facultatif ». Identifier les besoins, les nommer, puis trouver les solutions. Et parmi ces solutions, faire une vraie étude de marché : le coût, l’usage, la flexibilité, le rapport avec l’interlocuteur. La technique y est pour beaucoup. Avoir une démonstration en visio et le visuel joue énormément. »
Il soulève également l’importance de l’interopérabilité : comprendre comment chaque partenaire peut travailler avec les autres, notamment avec le LRA (logiciel rédactionnel de l’étude).
Comment avez-vous découvert Quai des Notaires ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Sur un malentendu, en fait. Je cherchais une solution de signature à distance. En naviguant sur le site de mon LRA sans y être encore abonné, justement lors de cette phase de recherche de prestataires. Je m’interrogeais sur les outils que pouvait proposer le LRA que j’avais sélectionné, et, s’agissant des signatures à distances, j’ai vu que Quai des Notaires y était référencé comme partenaire. J’ai décroché mon téléphone, et contacté Quai des Notaires. Lors de la démonstration, j’ai découvert que la signature électronique n’était que le début ! »
“C’était tout bête, mais c’était un biais. C’est un outil qui m’a fait découvrir tout le reste.”
— Maître Timothé ARNESEN
Quand ce prestataire lui a ensuite proposé des solutions de signature en direct, il avait déjà souscrit chez Quai des Notaires et en était très satisfait.
Qu’est-ce qui vous a convaincu de choisir l’Offre Essentielle ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Je n’avais pas d’idée clairement arrêtée sur la question ; c’est lorsqu’on m’a présenté l’espace de partage, puis la constitution de dossiers, et les sécurités multiples… ça m’a cloué le bec ! J’étais à 1 000 lieues de savoir que ces solutions étaient proposées. »
« Ayant travaillé dans des études avec ou sans collègues pour constituer les dossiers, ça a été le coup de massue, mais dans le bon sens ! Par simplicité, par évidence, j’ai choisi l’Offre ESSENTIEL. »
Le fait que Quai des Notaires ait été créé par des notaires a-t-il compté ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Ça a compté au fur et à mesure car je n’étais pas au courant lors de mon premier contact. A l’usage, je me suis fait la réflexion que les besoins auxquels les outils répondaient, le suivi et l’approche de mes interlocuteurs au sein de Quai des Notaires n’était pas la même qu’habituellement : il ne pouvait s’agir que de personnes « du métier ». »
“Vous comprenez nos attentes, tout simplement. Et ça se ressent dans les outils.”
— Maître Timothé ARNESEN
Comment s’est passée la prise en main ?
Maître Timothé ARNESEN :
« L’interopérabilité a été extrêmement rapide, que ce soit de la fixation du rendez-vous jusqu’à la durée de celui-ci. Quant à la prise en mains, elle a été facile et intuitive.
Enfin, si on a la moindre difficulté, on peut contacter l’assistance technique via la messagerie accessible depuis l’interface de Quai des Notaires, laquelle nous répond rapidement.
Quai des Notaires est parfois même revenu directement vers moi pour un sujet que leurs équipes avaient pu desceller. »
“C’est fluide parce qu’on sait d’où on vient et où on veut aller. Opérationnel ? Dès le deuxième dossier.”
— Maître Timothé ARNESEN
À quel moment utilisez-vous Quai des Notaires et pour quelles formalités ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Tout le temps et pour tous les outils proposés puisque j’ai le forfait ESSENTIEL. J’en suis encore au stade de la découverte et du plaisir que procure le constat de cette déconcertante fluidité.
J’utilise l’Espace de partage, la constitution de dossiers de vente, les dossiers de succession, les signatures de documents SSP.
Les ouvertures d’espaces partagés se font en une minute chrono ; le gain de temps est également bluffant pour ce qui est des constitutions de dossiers de vente ou de succession. »
L’interopérabilité avec le LRA est un élément clé de sécurité et d’efficacité : les fiches clients et immeubles complétées dans le logiciel rédactionnel descendent automatiquement dans Quai des Notaires, ce qui accélère considérablement la constitution des dossiers.
Avez-vous un exemple concret où Quai des Notaires vous a aidé à éviter une difficulté ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Oui, et cela correspond à ma remarque de départ, selon laquelle Quai des Notaires nous permet de mettre en place des procédures internes fiables et propices à la sécurisation de nos actes.
Lors de l’ouverture d’un dossier et d’un espace partagé sur Quai des Notaires, j’ai adressé à mes interlocuteurs l’un des questionnaires proposés par votre plateforme et les réponses qui m’ont été apportées m’ont permises d’appréhender précisément les éléments qui, ultérieurement, auraient été identifiés comme dangereux ou bloquants, et donc une perte de temps pour chacun des intervenant. »
Quel gain de temps cela représente-t-il concrètement ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Le gain de temps est évident, et c’est donc un gain d’argent. Quand il nous faut réaliser une multitude de tâches quotidiennes, ces économies générées sont donc significatives. Mais la parole doit être donnée aussi aux collaborateurs et collaboratrices, c’est à eux aussi que ça rend service, ils seraient à n’en pas douter vos meilleurs prescripteurs. »
“Votre outil aide les notaires mais aide aussi énormément les collaborateurs et collaboratrices. Compte tenu des moyens aujourd’hui à notre portée, je vous souhaite de pouvoir soulager nos anciens collègues de certaines de ces tâches.”
— Maître Timothé ARNESEN
Recommanderiez-vous Quai des Notaires à un confrère créateur ?
Maître Timothé ARNESEN :
« Oui. Pour les notaires créateurs, on n’a pas les moyens de recruter, et quel que soit le poste. Donc une fois de plus, je ne peux que constater et partager le soulagement ressenti. Qualité, fluidité, disponibilité, soutien, je suis convaincu et ne peut que recommander votre solution à mes consœurs et confrères. »
Questions fréquentes — Quai des Notaires pour les notaires créateurs
Quai des Notaires est-il adapté à une étude toute nouvelle, sans équipe ?
Oui. Maître ARNESEN en témoigne : créateur seul à La Rochelle, il utilise la plateforme sur l’ensemble de ses formalités dès les premiers mois. Sa stagiaire a été opérationnelle en quelques heures. L’outil est conçu pour être accessible à tous sans formation lourde.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel sur la plateforme ?
Dès le deuxième dossier, selon Maître ARNESEN. La logique de la plateforme est cohérente d’un service à l’autre, et le support répond rapidement en cas de question.
Quai des Notaires détecte-t-il des erreurs dans les dossiers ?
Oui, dans certains cas. Lors d’une constitution de dossier de vente, Quai des Notaires a contacté proactivement Maître ARNESEN après avoir été alerté par le service de l’urbanisme d’une erreur sur les références cadastrales. Une intervention qui lui a permis de faire le nécessaire en temps utile.
L’interopérabilité avec les logiciels notariaux est-elle effective ?
Oui. Quai des Notaires est connecté aux LRA (logiciels rédactionnels) comme Fiducial. Les fiches clients saisies dans le logiciel de l’étude descendent automatiquement dans Quai des Notaires, ce qui accélère considérablement la constitution des dossiers.
Quai des Notaires est-il utile pour les dossiers de succession ?
Oui. Maître ARNESEN l’utilise pour ses constitutions de succession et souligne le soulagement que cela représente par rapport à la gestion manuelle. Les relances et le suivi des réponses sont pris en charge par Quai des Notaires.
