Étude Maître Béatrice Pompa X Quai des Notaires
Comment Maître Béatrice Pompa a optimisé ses échanges de documents avec l'Espace de Partage de Quai des Notaires
Depuis Reyrieux, Maître Béatrice Pompa dirige une étude notariale à taille humaine, ancrée dans une relation de proximité avec ses clients. Avec deux notaires et deux collaborateurs, elle a fait le choix de Quai des Notaires pour structurer et sécuriser ses échanges documentaires. Elle partage aujourd’hui son retour d’expérience sur l’espace de partage, devenu un outil clé dans l’organisation quotidienne de son étude.
Depuis combien de temps utilisez-vous Quai des Notaires et l’espace de partage ?
Nous avons commencé à utiliser Quai des Notaires il y a quelques mois. L’adoption de l’espace de partage s’est faite assez naturellement, car nous étions à la recherche d’une solution pour mieux gérer nos échanges de documents.
Quelles étaient vos principales attentes en adoptant l’espace de partage de Quai des Notaires ?
Notre objectif était d’optimiser la gestion documentaire au sein de l’étude, en réduisant le nombre d’échanges par email et en sécurisant le transfert de documents sensibles, notamment les RIB. Nous souhaitions également une solution efficace pour organiser et centraliser les pièces des dossiers, afin de mieux structurer nos échanges avec nos clients et partenaires.
Comment cet outil a-t-il changé votre manière de travailler avec vos clients et partenaires (agents immobiliers, diagnostiqueurs, généalogistes…) ?
Dès l’ouverture d’un dossier, nous anticipons la création d’un espace dédié sur la plateforme et nous expliquons brièvement son utilisation aux clients. Cela permet une meilleure gestion des documents dès le début du processus, et nos partenaires ont rapidement adopté cette nouvelle façon de travailler.
Quels sont, selon vous, les principaux bénéfices que vous en retirez au quotidien ?
L’espace de partage nous a apporté plusieurs avantages majeurs :
- Sécurité accrue : La transmission des RIB est désormais totalement sécurisée, aussi bien en réception qu’en envoi, ce qui nous évite des process plus lourds de vérification.
- Simplicité et gain de temps : L’outil est intuitif et nous évite les manipulations fastidieuses liées aux téléchargements de pièces via d’autres plateformes (type WeTransfer, limité dans le temps).
- Fluidité des échanges : Contrairement aux emails où il est facile de perdre des documents ou d’avoir des doublons dans les pièces jointes, ici tout est centralisé et immédiatement accessible.
- Aucune limitation de taille des fichiers : Ce qui est un vrai plus pour l’envoi de dossiers volumineux.
Vous avez découvert l’espace de partage dans sa version actuelle. Quelles fonctionnalités vous ont semblé particulièrement utiles ou bien pensées dès votre prise en main ?
L’espace de partage est très bien pensé, notamment avec les pièces et questionnaires prêts à déposer (exemple : RIB de l’étude, état civil…). Cela facilite encore davantage la transmission et la gestion des documents essentiels.
En quoi l’espace de partage a-t-il amélioré votre collaboration avec vos partenaires ?
Grâce à la plateforme, nos partenaires peuvent accéder aux documents n’importe où et à tout moment, sans limitation de temps pour le téléchargement. Cela a grandement facilité les échanges et la gestion des dossiers, notamment avec les agents immobiliers et diagnostiqueurs.
Le suivi des échanges et des documents est-il plus fluide depuis la mise en place de cette nouvelle version ?
Oui, notamment sur la gestion des RIB. Avant, nous étions contraints de suivre un processus strict pour sécuriser la vérification des RIB déposés (soit en les remettant en main propre avec annotation, soit en les recevant par email puis en les validant par un appel téléphonique).
Avec l’espace de partage, ce processus lourd a été supprimé : les RIB étant déposés directement dans un espace sécurisé, nous avons une traçabilité immédiate et une garantie de sécurité supplémentaire.
Recommanderiez-vous l’utilisation de cet espace de partage à d’autres études notariales ? Pourquoi ?
Oui, sans hésitation. C’est une solution fiable, simple d’utilisation et interopérable avec nos outils de travail. Elle apporte une véritable valeur ajoutée à notre organisation quotidienne.
De plus, le fait que la plateforme soit spécifiquement conçue pour les notaires inspire confiance aux clients et aux partenaires. Il y a une dimension professionnelle et sécurisée qui rassure immédiatement les utilisateurs.
Combien payez-vous pour l’accès à ce service ?
L’espace de partage est inclus dans mon abonnement annuel à Quai des Notaires, puisque j’utilise également leurs autres services.
Si vous deviez résumer votre expérience avec l’espace de partage en trois mots, lesquels choisiriez-vous ?
- Sécurité
- Simplicité
- Fluidité
Un dernier message à partager avec les notaires qui hésitent encore à utiliser l’espace de partage de Quai des Notaires ?
La transition vers le zéro papier est en cours et deviendra, à terme, incontournable pour notre profession. La digitalisation ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais comme un levier pour améliorer notre efficacité et notre organisation.
Les études font face à une multiplication des documents et à des échanges croissants avec les clients et partenaires. Sans un outil structurant et sécurisé, il est facile de se perdre dans cette masse d’informations.
L’espace de partage permet d’optimiser la gestion des dossiers, d’éviter la surcharge d’emails, et d’offrir aux clients une expérience plus fluide et sécurisée. Il ne s’agit pas seulement d’un gain de temps pour les notaires et leurs équipes, mais aussi d’un gage de professionnalisme et de sérénité pour toutes les parties prenantes.
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