Gagner du temps quand on est notaire
Difficultés de délégation, tâches chronophages, impératifs financiers, situations imprévues et problèmes d’organisation : vos journées sont rythmées, vous connaissez bien les semaines de 50 heures et pourtant vous ne trouvez pas assez de temps pour piloter votre office comme vous l’entendez. C’est frustrant mais pas de panique. En échangeant avec vos confrères, nous avons listé pour vous un guide de bonnes pratiques* pour optimiser la gestion de votre temps.
*Et nous remercions nos clients pour les bons conseils que nous vous partageons !
1. Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
En effet, l’automatisation des documents et des process est un enjeu considérable pour les offices aujourd’hui. Pourtant, des solutions existent :
- La saisie et la récolte des informations du dossier ;
- La constitution des dossiers* ;
- L’automatisation des formalités préalables ;
- La génération automatique des trames d’actes.
En automatisant certaines tâches chronophages, chaque membre de l’office se consacre à l’essentiel : l’expertise juridique et le conseil aux clients.
2. Supprimer la gestion du courrier et dématérialiser
Envoyer, recevoir, classer le courrier, rédiger une réponse, mettre sous pli…La gestion du courrier coûte cher et vous prend chaque semaine de nombreuses heures. Pour gagner un temps précieux, plusieurs études ont adopté le 100% dématérialisé et observent principalement :
- Une réduction de leurs coûts (impression, encre, enveloppes T…) ;
*Economie moyenne constatée pour une étude de 20 personnes sur les coûts de papier, copies, impressions, maintenance imprimantes, enveloppes, affranchissement, temps gagné.
- Une augmentation de la productivité et de la performance de l’office ;
- Une meilleure organisation et gestion du travail ;
- Une sécurité documentaire renforcée grâce à la gestion des autorisations d’accès ;
- Une amélioration de la relation client.
3. Fluidifier la relation client : prise de rendez-vous et communication
Aujourd’hui vos clients et partenaires recherchent de l’instantanéité. La dématérialisation permet de répondre à ces nouveaux besoins et constitue un gain de temps précieux pour votre activité. Parmi ces innovations, voici les plus appréciées :
- La signature à distance, un incontournable : fini les contraintes de rendez-vous, les aléas, les déplacements et les délais de signature ;
- La visioconférence : Au-delà d’une image modernisée de votre office, vous fidélisez et acquérez de nouveaux clients grâce à une qualité de conseil adaptée aux enjeux de mobilité ;
- Les plateformes collaboratives : un échange de données et de documents sécurisés entre vous et vos clients. Celui-ci ouvre son dossier en ligne et vous transfère automatiquement les documents.
4. Piloter avec sérénité
Pour accélérer la prise de décision et suivre vos activités sereinement, rien de tel qu’un tableau de pilotage avec les bons indicateurs de performance. En définissant les indicateurs (métiers, financiers, économiques) adaptés à votre office, vous pourrez plus facilement formaliser des objectifs et gagner en performance.
Apprenez à déléguer. Déterminez les tâches que vous devez garder et celles que vous pouvez confier. Cela vous permettra de réserver une plage horaire dans votre agenda afin de réfléchir aux dossiers délicats mais aussi à vos stratégies de développement. Ce procédé permettra également de responsabiliser votre équipe et d’enrichir son implication.
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